Kontoauszug für Firmenkunden eines Hotels Vorlage
Kontoauszug für Firmenkunden eines Hotels als Vorlage: auf das Firmenkonto übertragene Gästefolios und Tagungskosten, Zahlungen und offener Saldo.
Vorlagen nach Branche
- Folio 88214: 3 Nächte, Vertriebsteam
- Folio 88251: Tagungsraum und Mittagessen
- Zahlungseingang für Folio 88214
- Folio 88309: 2 Nächte, Konferenzgast
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Belege des Zeitraums sammeln
Beispiel: Führen Sie „Folio 88214: 3 Nächte, Vertriebsteam“ und alle weiteren Rechnungen, Quittungen und Gutschriften des Kunden im Zeitraum auf, die älteste zuerst.
Laufenden Saldo prüfen
Prüfen Sie, ob der Saldo nach jeder Zeile, auch nach „Folio 88309: 2 Nächte, Konferenzgast“, mit Ihrer Buchhaltung für diesen Kunden übereinstimmt.
Versenden und nachfassen
Senden Sie den Kontoauszug mit offenem Betrag und Zahlungsbedingungen und fassen Sie bei überfälligen Rechnungen nach.
Wenn Mitarbeitende und Gäste einer Firma abreisen, ohne zu zahlen, weil die Rechnung an die Firma geht, überträgt das Hotel jedes Folio auf ein Firmenkonto, oft City Ledger genannt. Im Lauf eines Monats sammeln sich darauf Übernachtungen, Tagungsräume und Mittagessen verschiedener Abteilungen. Ein Kontoauszug führt jedes Folio mit Nummer, Gast oder Veranstaltung und Daten auf, damit Reisestelle oder Buchhaltung der Firma jedes einzelne den eigenen Buchungen zuordnen und die Zahlung freigeben kann.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Folio 88214: 3 Nächte, Vertriebsteam, Folio 88251: Tagungsraum und Mittagessen, Zahlungseingang für Folio 88214, Folio 88309: 2 Nächte, Konferenzgast: Führen Sie jede Rechnung, Zahlung und Gutschrift nach Datum mit ihrer Belegnummer auf.
- Folio 88214: 3 Nächte, Vertriebsteam
- Nennen Sie Folionummer, Gastnamen wie gebucht sowie An- und Abreisedatum; Reisestellen gleichen über alle drei ab.
- Folio 88251: Tagungsraum und Mittagessen
- Bei Tagungen nennen Sie Veranstaltung und Datum statt der Gäste; zahlen wird die veranstaltende Abteilung.
- Zahlungseingang für Folio 88214
- Ordnen Sie Zahlungen den Folios zu, die sie ausgleichen, denn Firmen zahlen oft Folio für Folio nach Freigabe.
- Folio 88309: 2 Nächte, Konferenzgast
- Ein in dieser Woche beendeter Aufenthalt kann im Auszug stehen, ist aber erst zu dem in den Bedingungen genannten Termin fällig.
- Zeitraum und Saldovortrag
- Nennen Sie Auszugsdatum und Zeitraum und übernehmen Sie den Saldo des vorigen Auszugs als Saldovortrag.
- Belastungen und Zahlungen
- Tragen Sie jede Rechnung unter Belastungen und jede Zahlung oder Gutschrift unter Zahlungen und Gutschriften ein, mit dem Betrag des Belegs selbst. „Aus meinen Dokumenten hinzufügen“ übernimmt diese Beträge aus Ihren gespeicherten Belegen für diesen Kunden.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Führen Sie jedes auf das Firmenkonto übertragene Folio mit Nummer, Gast oder Veranstaltung und Daten auf und nennen Sie die Buchungsnummer, wenn die Firma eine verwendet.
Vor dem Versand prüfen
- Trägt „Folio 88214: 3 Nächte, Vertriebsteam“ Nummer und Betrag des Belegs, aus dem es stammt?
- Sind alle Zahlungen zu „Folio 88251: Tagungsraum und Mittagessen“ am Tag des Eingangs gebucht?
- Findet der Kunde „Zahlungseingang für Folio 88214“ in seiner eigenen Buchhaltung mit demselben Betrag?
4 weitere anzeigen
- Trägt „Folio 88309: 2 Nächte, Konferenzgast“ Nummer und Betrag des Belegs, aus dem es stammt?
- Prüfen Sie den Zeitraum des Auszugs, den Saldovortrag und ob jede eingegangene Zahlung aufgeführt ist.
- Führen Sie jede Rechnung einmal mit ihrem Rechnungsbetrag auf und Gutschriften bei den Zahlungen.
- Nennen Sie, wie der offene Betrag zu zahlen ist, und die Nummern überfälliger Rechnungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Buchungen unten sind erfunden und zeigen, wie der Saldo läuft: 4 Buchungen in Euro über einen Zeitraum von 35 Tagen.
- 34 Tage vor dem Stichtag: Folio 88214: 3 Nächte, Vertriebsteam, belastet 642,00 €; Saldo 642,00 €
- 26 Tage vor dem Stichtag: Folio 88251: Tagungsraum und Mittagessen, belastet 1.180,00 €; Saldo 1.822,00 €
- 12 Tage vor dem Stichtag: Zahlungseingang für Folio 88214, gezahlt 642,00 €; Saldo 1.180,00 €
- 5 Tage vor dem Stichtag: Folio 88309: 2 Nächte, Konferenzgast, belastet 418,00 €; Saldo 1.598,00 €
Offener Saldo am Ende des Zeitraums: 1.598,00 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich ein Kontoauszug leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens
- Name des Kunden
- Auszugsdatum und Zeitraum
- Saldovortrag
- Jede Rechnung, Zahlung und Gutschrift mit Datum und Nummer
- Laufender Saldo und offener Betrag
Ein Kontoauszug berechnet keine eigene Steuer: Jede Zeile übernimmt eine Rechnung, Zahlung oder Gutschrift mit dem Betrag des Belegs, und der Saldo läuft ab dem Saldovortrag weiter.
Häufige Fragen
Gehören private Extras des Gastes auf das Firmenkonto?
Nur wenn die Firma ihre Übernahme zugesagt hat. Viele Firmen zahlen Zimmer und Frühstück, aber nicht Minibar oder private Telefonate; rechnen Sie diese beim Check-out mit dem Gast ab, damit sie nie auf das Firmenkonto gelangen.
Die Firma bestreitet ein Folio. Was nun?
Markieren Sie es als strittig und weisen Sie den unstrittigen Saldo gesondert aus, damit die übrigen Folios pünktlich bezahlt werden. Verlangt die Firma einen Nachweis, senden Sie eine Kopie des Folios mit dem Meldeschein des Gastes.
Wie wird der Saldo auf diesem Beleg berechnet?
Ein Kontoauszug berechnet keine eigene Steuer: Jede Zeile übernimmt eine Rechnung, Zahlung oder Gutschrift mit dem Betrag des Belegs, und der Saldo läuft ab dem Saldovortrag weiter. Im Rechenbeispiel oben enden die Buchungen bei einem Saldo von 1.598,00 €.
Was unterscheidet einen Kontoauszug von einer Rechnung?
Eine Rechnung fordert die Zahlung für einen einzelnen Verkauf. Ein Kontoauszug listet Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften über einen Zeitraum auf und zeigt, was noch offen ist; er ersetzt die Rechnungen nicht.
Wie wird das Dokument nummeriert?
QuoteBill vergibt für jedes neue Dokument automatisch eine eindeutige Nummer. Als Mitglied stellen Sie in den Einstellungen auf fortlaufende Nummern um, etwa STM-2026-0001: eine Folge je Dokumentart, die jedes Kalenderjahr neu beginnt. Eine selbst eingetippte Nummer bleibt, wie sie ist.
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