Kontoauszug für Tankkonten von Fuhrparks Vorlage
Kontoauszug für Tankkonten von Fuhrparks als Vorlage: Liter und Literpreis je Fahrzeuggruppe, Harnstofflösung, Wäschen, Lastschriften und Saldo.
Vorlagen nach Branche
- Diesel, Fahrzeuge 1–4: 612 Liter
- Harnstofflösung, 60 Liter
- Zahlungseingang per Lastschrift
- Diesel, Fahrzeuge 1–4: 548 Liter
- Fahrzeugwäschen, 6
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Belege des Zeitraums sammeln
Beispiel: Führen Sie „Diesel, Fahrzeuge 1–4: 612 Liter“ und alle weiteren Rechnungen, Quittungen und Gutschriften des Kunden im Zeitraum auf, die älteste zuerst.
Laufenden Saldo prüfen
Prüfen Sie, ob der Saldo nach jeder Zeile, auch nach „Fahrzeugwäschen, 6“, mit Ihrer Buchhaltung für diesen Kunden übereinstimmt.
Versenden und nachfassen
Senden Sie den Kontoauszug mit offenem Betrag und Zahlungsbedingungen und fassen Sie bei überfälligen Rechnungen nach.
Ein Handwerksbetrieb mit vier Transportern, ein Taxiunternehmen oder ein Hof tankt oft an derselben Tankstelle auf Rechnung und zahlt einmal im Monat per Lastschrift. Der Literpreis ändert sich von Woche zu Woche, Fahrer wechseln, und die Buchhaltung will sehen, welches Fahrzeug was verbraucht hat. Dieser Kontoauszug fasst Kraftstoff nach Zeitraum und Fahrzeuggruppe mit Litern und Literpreis je Zeile zusammen und hält Wäschen und andere Leistungen getrennt, damit sich die Kosten auf den Fuhrpark verteilen lassen.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Diesel, Fahrzeuge 1–4: 612 Liter, Harnstofflösung, 60 Liter, Zahlungseingang per Lastschrift, Diesel, Fahrzeuge 1–4: 548 Liter, Fahrzeugwäschen, 6: Führen Sie jede Rechnung, Zahlung und Gutschrift nach Datum mit ihrer Belegnummer auf.
- Diesel, Fahrzeuge 1–4: 612 Liter
- Nennen Sie Liter und durchschnittlichen Literpreis des Zeitraums; Fuhrparkleiter vergleichen ihn mit dem Preis, den sie an der Säule gesehen haben.
- Harnstofflösung, 60 Liter
- Harnstofflösung ist ein eigenes Produkt mit eigenem Preis; halten Sie sie aus der Kraftstoffzeile heraus.
- Zahlungseingang per Lastschrift
- Buchen Sie die Lastschrift mit dem Tag des Einzugs und dem Zeitraum, den sie ausgleicht.
- Diesel, Fahrzeuge 1–4: 548 Liter
- Nach dem Einzugstag Getanktes eröffnet den Saldo des nächsten Monats; zeigen Sie es als noch nicht fällig.
- Fahrzeugwäschen, 6
- Wäschen und ähnliche Leistungen sind nach den Tankkartenregeln vieler Firmen nicht erlaubt; führen Sie sie getrennt auf, damit der Kunde prüfen kann.
- Zeitraum und Saldovortrag
- Nennen Sie Auszugsdatum und Zeitraum und übernehmen Sie den Saldo des vorigen Auszugs als Saldovortrag.
- Belastungen und Zahlungen
- Tragen Sie jede Rechnung unter Belastungen und jede Zahlung oder Gutschrift unter Zahlungen und Gutschriften ein, mit dem Betrag des Belegs selbst. „Aus meinen Dokumenten hinzufügen“ übernimmt diese Beträge aus Ihren gespeicherten Belegen für diesen Kunden.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Fassen Sie Kraftstoff nach Zeitraum und den auf Karte oder Konto geführten Fahrzeugen zusammen, nennen Sie Liter und Literpreis und führen Sie Wäschen und andere Leistungen getrennt.
Vor dem Versand prüfen
- Trägt „Diesel, Fahrzeuge 1–4: 612 Liter“ Nummer und Betrag des Belegs, aus dem es stammt?
- Sind alle Zahlungen zu „Harnstofflösung, 60 Liter“ am Tag des Eingangs gebucht?
- Findet der Kunde „Zahlungseingang per Lastschrift“ in seiner eigenen Buchhaltung mit demselben Betrag?
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- Trägt „Diesel, Fahrzeuge 1–4: 548 Liter“ Nummer und Betrag des Belegs, aus dem es stammt?
- Sind alle Zahlungen zu „Fahrzeugwäschen, 6“ am Tag des Eingangs gebucht?
- Prüfen Sie den Zeitraum des Auszugs, den Saldovortrag und ob jede eingegangene Zahlung aufgeführt ist.
- Führen Sie jede Rechnung einmal mit ihrem Rechnungsbetrag auf und Gutschriften bei den Zahlungen.
- Nennen Sie, wie der offene Betrag zu zahlen ist, und die Nummern überfälliger Rechnungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Buchungen unten sind erfunden und zeigen, wie der Saldo läuft: 5 Buchungen in Euro über einen Zeitraum von 31 Tagen.
- 31 Tage vor dem Stichtag: Diesel, Fahrzeuge 1–4: 612 Liter, belastet 1.015,92 €; Saldo 1.015,92 €
- 31 Tage vor dem Stichtag: Harnstofflösung, 60 Liter, belastet 51,00 €; Saldo 1.066,92 €
- 20 Tage vor dem Stichtag: Zahlungseingang per Lastschrift, gezahlt 1.066,92 €; Saldo 0,00 €
- 12 Tage vor dem Stichtag: Diesel, Fahrzeuge 1–4: 548 Liter, belastet 909,68 €; Saldo 909,68 €
- 5 Tage vor dem Stichtag: Fahrzeugwäschen, 6, belastet 72,00 €; Saldo 981,68 €
Offener Saldo am Ende des Zeitraums: 981,68 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich ein Kontoauszug leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens
- Name des Kunden
- Auszugsdatum und Zeitraum
- Saldovortrag
- Jede Rechnung, Zahlung und Gutschrift mit Datum und Nummer
- Laufender Saldo und offener Betrag
Ein Kontoauszug berechnet keine eigene Steuer: Jede Zeile übernimmt eine Rechnung, Zahlung oder Gutschrift mit dem Betrag des Belegs, und der Saldo läuft ab dem Saldovortrag weiter.
Häufige Fragen
Soll der Auszug zeigen, welcher Fahrer getankt hat?
Wenn Ihre Kasse es erfasst, genügt meist das Kennzeichen, und es wirft weniger Datenschutzfragen auf. Namen der Fahrer nennen Sie nur, wenn der Kunde sie wünscht und Ihre Datenschutzregeln es erlauben.
Wie wird die Steuer auf Kraftstoff auf Rechnung gezeigt?
Jede Betankung wird normalerweise auf der Rechnung oder Quittung versteuert, die sie festhält; der Auszug fasst sie nur zusammen. Stellen Sie sicher, dass der Kunde diese Belege für den Vorsteuerabzug hat, und prüfen Sie die Regeln Ihres Landes.
Wie wird der Saldo auf diesem Beleg berechnet?
Ein Kontoauszug berechnet keine eigene Steuer: Jede Zeile übernimmt eine Rechnung, Zahlung oder Gutschrift mit dem Betrag des Belegs, und der Saldo läuft ab dem Saldovortrag weiter. Im Rechenbeispiel oben enden die Buchungen bei einem Saldo von 981,68 €.
Ist diese Vorlage kostenlos?
Ja. Sie können diese Vorlage ohne Konto ausfüllen und drucken oder als PDF speichern, ohne Bezahlschritt und ohne Wasserzeichen im Dokument. Zum Speichern im Konto und für die Excel- und Word-Dateien brauchen Sie ein kostenloses Konto.
Kann ich die Vorlage als Excel, Word oder PDF herunterladen?
Ja. Für ein PDF brauchen Sie kein Konto: Vorlage ausfüllen und über Drucken / PDF speichern. Die Excel- und die Word-Datei laden Sie mit einem kostenlosen Konto direkt auf dieser Seite herunter, und in der Excel-Datei bleiben die Formeln erhalten: Wenn Sie eine Belastung oder Zahlung ändern, werden laufender Saldo und offener Betrag neu berechnet.
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