Kontoauszug für Vertriebspartner Vorlage
Kontoauszug für Vertriebspartner als Vorlage: Rechnungen, Bonusgutschriften und Zahlungen mit Fälligkeit, überfällige Beträge und freies Kreditlimit.
Vorlagen nach Branche
- Rechnung D-7710, Frühjahrssortiment
- Rechnung D-7738, Nachbestellung
- Gutschrift DC-112, Mengenbonus
- Zahlungseingang für D-7710
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Belege des Zeitraums sammeln
Beispiel: Führen Sie „Rechnung D-7710, Frühjahrssortiment“ und alle weiteren Rechnungen, Quittungen und Gutschriften des Kunden im Zeitraum auf, die älteste zuerst.
Laufenden Saldo prüfen
Prüfen Sie, ob der Saldo nach jeder Zeile, auch nach „Zahlungseingang für D-7710“, mit Ihrer Buchhaltung für diesen Kunden übereinstimmt.
Versenden und nachfassen
Senden Sie den Kontoauszug mit offenem Betrag und Zahlungsbedingungen und fassen Sie bei überfälligen Rechnungen nach.
Ein Vertriebspartner kauft mit langen Zahlungszielen, erhält Boni und Werbezuschüsse, schickt ab und zu Ware zurück und bezahlt mehrere Rechnungen auf einmal. Sein Konto beim Hersteller bewegt sich in alle Richtungen, deshalb zählt ein monatlicher Kontoauszug hier mehr als bei einem gewöhnlichen Kunden. Die Vorlage führt jede Rechnung und Gutschrift mit Fälligkeit auf, ordnet Zahlungen den ausgeglichenen Rechnungen zu und lässt Platz für überfällige Beträge und das Kreditlimit, nach denen der Vertrieb zuerst fragt.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Rechnung D-7710, Frühjahrssortiment, Rechnung D-7738, Nachbestellung, Gutschrift DC-112, Mengenbonus, Zahlungseingang für D-7710: Führen Sie jede Rechnung, Zahlung und Gutschrift nach Datum mit ihrer Belegnummer auf.
- Rechnung D-7710, Frühjahrssortiment
- Nennen Sie Rechnungsdatum und Fälligkeit nach den Bedingungen des Partners; eine Rechnung mit 60 Tagen Ziel ist nicht überfällig, nur weil sie im Auszug steht.
- Rechnung D-7738, Nachbestellung
- Eine Nachbestellung innerhalb des Zahlungsziels ist offen, aber nicht verspätet; der Auszug sollte diesen Unterschied zeigen.
- Gutschrift DC-112, Mengenbonus
- Bonusgutschriften mindern den Saldo wie eine Zahlung; nennen Sie Zeitraum und Vereinbarung, aus der sie stammen.
- Zahlungseingang für D-7710
- Nennen Sie die Rechnungen, die jede Zahlung laut Zahlungsavis des Partners ausgeglichen hat.
- Zeitraum und Saldovortrag
- Nennen Sie Auszugsdatum und Zeitraum und übernehmen Sie den Saldo des vorigen Auszugs als Saldovortrag.
- Belastungen und Zahlungen
- Tragen Sie jede Rechnung unter Belastungen und jede Zahlung oder Gutschrift unter Zahlungen und Gutschriften ein, mit dem Betrag des Belegs selbst. „Aus meinen Dokumenten hinzufügen“ übernimmt diese Beträge aus Ihren gespeicherten Belegen für diesen Kunden.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Führen Sie alle Rechnungen, Bonusgutschriften und Zahlungen des Zeitraums mit Fälligkeit auf, zeigen Sie, was nach den Zahlungsbedingungen überfällig ist, und nennen Sie das freie Kreditlimit.
Vor dem Versand prüfen
- Trägt „Rechnung D-7710, Frühjahrssortiment“ Nummer und Betrag des Belegs, aus dem es stammt?
- Sind alle Zahlungen zu „Rechnung D-7738, Nachbestellung“ am Tag des Eingangs gebucht?
- Findet der Kunde „Gutschrift DC-112, Mengenbonus“ in seiner eigenen Buchhaltung mit demselben Betrag?
4 weitere anzeigen
- Trägt „Zahlungseingang für D-7710“ Nummer und Betrag des Belegs, aus dem es stammt?
- Prüfen Sie den Zeitraum des Auszugs, den Saldovortrag und ob jede eingegangene Zahlung aufgeführt ist.
- Führen Sie jede Rechnung einmal mit ihrem Rechnungsbetrag auf und Gutschriften bei den Zahlungen.
- Nennen Sie, wie der offene Betrag zu zahlen ist, und die Nummern überfälliger Rechnungen.
Rechenbeispiel: ein Monat eines Vertriebspartners mit Bonus und Zahlung
Die Zahlen sind ein Beispiel. Ein Hersteller hat seinem Vertriebspartner 6.420 € für das Frühjahrssortiment und 2.860 € für eine Nachbestellung mit 60 Tagen Ziel berechnet. Im Monat schrieb er einen Mengenbonus von 380 € für das Quartal gut, und der Partner bezahlte die Frühjahrsrechnung vollständig.
- Belastungen: die beiden Rechnungen mit Datum und Fälligkeit.
- Zahlungen und Gutschriften: die Bonusgutschrift und die Überweisung, jeweils mit Nummer.
- Anmerkungen: Die Nachbestellung ist noch nicht fällig; dazu das freie Kreditlimit.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Rechnung D-7710, Frühjahrssortiment | 1 × 6.420,00 € | 6.420,00 € |
| Rechnung D-7738, Nachbestellung | 1 × 2.860,00 € | 2.860,00 € |
| Rechnungssumme | 9.280,00 € | |
| Erhalten | 6.800,00 € | |
| Offener Betrag | 2.480,00 € | |
Die Rechnungen ergeben 9.280,00 €; Zahlungen und Gutschriften ergeben 6.800,00 €; der Saldo von 2.480,00 € ist die Nachbestellung abzüglich des Bonus und noch nicht überfällig.
Häufige Fehler beim Kontoauszug für Vertriebspartner
- Jede offene Rechnung als überfällig behandeln, ohne die Zahlungsziele des Partners zu beachten.
- Bonusgutschriften erst zum Jahresende in den Auszug nehmen.
- Eine Zahlung den falschen Rechnungen zuordnen, weil das Zahlungsavis übersehen wurde.
- Nur eine Summe ohne Altersgliederung zeigen, sodass Überfälliges im Saldo verschwindet.
- Das Kreditlimit vergessen, nach dem der Partner seine nächste Bestellung plant.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich ein Kontoauszug leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens
- Name des Kunden
- Auszugsdatum und Zeitraum
- Saldovortrag
- Jede Rechnung, Zahlung und Gutschrift mit Datum und Nummer
- Laufender Saldo und offener Betrag
Ein Kontoauszug berechnet keine eigene Steuer: Jede Zeile übernimmt eine Rechnung, Zahlung oder Gutschrift mit dem Betrag des Belegs, und der Saldo läuft ab dem Saldovortrag weiter.
Häufige Fragen
Sollte der Auszug überfällige Beträge gesondert zeigen?
Ja. Teilen Sie den Saldo in noch nicht fällige und überfällige Beträge, am besten nach Alter wie 1–30 und 31–60 Tage. Eine einzige Summe verdeckt den Unterschied zwischen einem gesunden und einem abrutschenden Konto.
Der Partner hat einen Bonus abgezogen, den wir noch nicht gutgeschrieben haben. Was nun?
Zeigen Sie die Zahlung wie eingegangen und den Abzug als offene Differenz in den Anmerkungen. Stellen Sie die Bonusgutschrift aus, sobald der Betrag feststeht; die Differenz schließt sich im nächsten Auszug.
Gehören Werbezuschüsse in den Kontoauszug?
Werden sie als Gutschrift auf Einkäufe verrechnet, ja, jeweils mit eigener Nummer. Berechnet der Partner sie Ihnen als Leistung, gehören sie in Ihre Kreditorenbuchhaltung.
Wie zeige ich das Kreditlimit?
Nennen Sie das vereinbarte Limit und den nach dem aktuellen Saldo freien Rest, etwa in den Anmerkungen. Partner planen ihre nächsten Bestellungen nach dieser Zahl.
Wie oft sollte ein Vertriebspartner einen Auszug erhalten?
Monatlich ist üblich und zusätzlich vor seinem Jahresabschluss, damit beide Seiten den Saldo für ihre Bücher abstimmen können.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Ein Kontoauszug berechnet keine eigene Steuer: Jede Zeile übernimmt eine Rechnung, Zahlung oder Gutschrift mit dem Betrag des Belegs, und der Saldo läuft ab dem Saldovortrag weiter.
Kann ich Layout und Farbe ändern?
Ja. Im Editor wählen Sie ein anderes Layout und eine Dokumentfarbe für die gedruckte Seite. An den Zahlen ändert das nichts: Positionen und Summen bleiben, und PDF, Word- und Excel-Datei folgen dem gewählten Layout.
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