Vollmacht einer Gesellschaft
Eine Gesellschaft ermächtigt eine bestimmte Person, eine Angelegenheit für sie zu erledigen: Angelegenheit, Befugnisse, Firmenstempel, soweit das Land ihn verwendet, und beizufügende Nachweise.
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Fassungen nach Land
- International
- USA *
- Vereinigtes Königreich *
- Südkorea *
- Japan *
- Deutschland *
* mit örtlicher Beratung prüfen
Eine Vorlage, keine Beratung.
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Was es ist
Eine Vollmacht einer Gesellschaft ermächtigt eine bestimmte Person, für die Gesellschaft eine Angelegenheit zu erledigen: eine Anmeldung einzureichen, Bescheinigungen abzuholen, ein Bankgeschäft zu führen oder einen bestimmten Vertrag zu unterzeichnen. Eine Gesellschaft kann nur durch Menschen handeln, meist durch ihre Geschäftsführer oder Vorstände. Mit diesem Dokument gibt die vertretungsberechtigte Person einen Teil dieser Befugnis weiter – in einer Form, auf die sich eine Behörde oder Bank verlassen kann.
Zwei Dinge tragen die Vollmacht. Das eine ist die Angelegenheit mit den Befugnissen: Schreiben Sie genau auf, was der Bevollmächtigte bis wann tun darf, und lassen Sie weg, was Sie nicht abgeben wollen, etwa Kredite aufzunehmen oder Grundstücke zu verkaufen. Das andere ist der Nachweis: Die empfangende Stelle will sicher sein, dass die für die Gesellschaft unterzeichnende Person dazu wirklich befugt ist. Je nach Land ist das Firmensiegel mit Siegelbescheinigung (Korea, Japan), ein Registerauszug (fast überall), ein Gesellschafterbeschluss oder ein Secretary's Certificate (USA) oder die eingetragene Vertretungsregelung (Deutschland).
Das Formular erstellt die jeweilige Länderfassung. Die koreanische und die japanische Fassung enden mit dem Firmensiegel des Vertreters und listen die beizufügenden Bescheinigungen auf. Die US-Fassung kann ein Secretary's Certificate und ein Notarfeld ergänzen, die britische ist eine Gesellschaftsurkunde mit zwei Unterschriftsberechtigten oder einem Direktor vor einem Zeugen. Die deutsche Fassung nennt Registergericht und -nummer, regelt die gemeinsame Vertretung und bietet die Befreiung von § 181 BGB an.
Wann Sie es brauchen
- Eine Gesellschaft braucht jemanden, der eine Anmeldung bei einer Behörde oder einem Register einreicht.
- Ein Bankgeschäft oder eine Abholung von Bescheinigungen muss persönlich erfolgen und der Vertreter kann nicht hingehen.
- Eine Mitarbeiterin oder ein Berater muss für die Gesellschaft einen bestimmten Vertrag oder Abschlussunterlagen unterzeichnen.
- Eine Stelle verlangt eine Gesellschaftsvollmacht mit Nachweis der Vertretungsbefugnis des Unterzeichners.
So füllen Sie es aus
- Wählen Sie zuerst das Land; Siegel, Bescheinigungen und Unterschriftsform ändern sich damit.
- Ihre Firmendaten kommen aus Ihren gespeicherten Angaben. Prüfen Sie Anschrift und Funktion des Vertreters.
- Tragen Sie Name und Funktion des Bevollmächtigten ein und beschreiben Sie die Angelegenheit so, dass der Umfang außer Zweifel steht.
- Kreuzen Sie die Befugnisse an, setzen Sie Grenzen und ein Enddatum und tragen Sie das Datum eines Gesellschaftsbeschlusses ein, falls es einen gab.
- Kreuzen Sie die Anlagen an, die Sie beifügen, und holen Sie die Bescheinigungen erst kurz vor der Einreichung.
- Lassen Sie den Vertreter unterschreiben (und, wo üblich, das Firmensiegel aufdrücken) und geben Sie das Original dem Bevollmächtigten.
Häufige Fehler
- Das Firmensiegel selbst aus der Hand zu geben, obwohl nur bestimmte Unterlagen gestempelt werden sollen.
- Die Angelegenheit so vage zu beschreiben, dass die Stelle den Umfang nicht erkennen kann.
- Eine Bescheinigung beizufügen, die älter ist, als die empfangende Stelle akzeptiert.
- Nur eine Person unterschreiben zu lassen, obwohl die Gesellschaft nur gemeinsam vertreten wird.
- Den Gesellschafter- oder Vorstandsbeschluss wegzulassen, den Satzung oder Gesetz für die Angelegenheit verlangen.
- Eine Vollmacht für eine einzelne Angelegenheit zu verwenden, wo eine eingetragene Handelsvollmacht nötig ist.
Ablauf auf einen Blick
- Ausfüllen
- Vorschau prüfen
- Als PDF, Word oder Excel speichern
Fassungen nach Land
Wählen Sie das Land, das Sie brauchen. Jede Fassung folgt den dort üblichen Formulierungen und dem üblichen Aufbau; eine Fassung mit dem Hinweis „mit örtlicher Beratung prüfen“ sollte vor der Verwendung jemand lesen, der die örtlichen Regeln kennt.
- International (XX): Geschrieben in Englisch, Koreanisch, Japanisch, Deutsch
- USA (US): Geschrieben in Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Vereinigtes Königreich (GB): Geschrieben in Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Südkorea (KR): Geschrieben in Koreanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Japan (JP): Geschrieben in Japanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Deutschland (DE): Geschrieben in Deutsch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
Designs
Dasselbe Formular in mehreren Designs. Felder und Formulierungen bleiben gleich, nur das Aussehen ändert sich.
- Förmlich
- Executive
- Klassisch
- Schlicht (Schwarzweiß)
- Minimal
- Ledger
- Modern
- Kompakt
- Seitenband
- Warm
- Formular mit Rahmen
- Banner
Ihre Angaben füllen es aus
Felder für Name, Adresse oder Firmenangaben werden aus Meine Angaben gefüllt, Sie müssen sie nicht erneut tippen; in einem einzelnen Formular können Sie jedes Feld trotzdem ändern. Angemeldet bleiben Ihre Angaben in Ihrem Konto, sonst nur in diesem Browser. Pass-, Ausweis- und Sozialversicherungsnummern werden nie gespeichert.
Fragen
- Wer unterschreibt für die Gesellschaft?
- Die Person oder Personen, die die Gesellschaft nach Satzung und Gesetz vertreten können: in Korea und Japan ein Vertretungsdirektor, in den USA und im Vereinigten Königreich Direktoren oder befugte Officers, in Deutschland die Geschäftsführer einer GmbH oder der Vorstand einer AG. Ist nur gemeinsame Vertretung möglich, müssen so viele unterschreiben, wie das Register zeigt.
- Brauche ich einen Beschluss der Gesellschaft?
- Nicht immer. Es kommt auf die Angelegenheit, die Satzung und das Gesetz an. Für Routineanmeldungen braucht man meist keinen, für Kredite, Bürgschaften und Grundstücksgeschäfte oft schon, und die empfangende Stelle kann ihn verlangen. Tragen Sie das Datum ein und fügen Sie eine Kopie des Protokolls bei.
- Wie unterscheidet sich das von einer eingetragenen Handelsvollmacht?
- Eine eingetragene Vollmacht wie die Prokura in Deutschland oder der Geschäftsleiter (지배인 in Korea, 支配人 in Japan) wird in ein Register eingetragen und gilt für den ganzen Geschäftsbetrieb. Dieses Formular ist eine Vollmacht für eine einzelne Angelegenheit mit Anfang und Ende und begründet keine eingetragene Vollmacht.
- Können Mitarbeitende oder externe Berater Bevollmächtigte sein?
- Im Allgemeinen ja. Bei Registeranmeldungen ist oft ein externer Berufsträger der Bevollmächtigte, bei anderen Angelegenheiten üblicherweise eine Mitarbeiterin mit klarer Rolle. Manche Stellen wollen einen Nachweis, dass der Bevollmächtigte für die Gesellschaft arbeitet; die Anlagenliste deckt das ab.
- Ist das Rechtsberatung?
- Nein. Es ist eine allgemeine Vorlage. Welchen Nachweis der Befugnis eine Stelle möchte und wie unterschrieben werden muss, unterscheidet sich nach Land, Stelle und Satzung; fragen Sie deshalb zuerst bei der empfangenden Stelle nach und lassen Sie alles mit Immobilien, Krediten oder Bürgschaften fachkundig prüfen.
- Ist dieses Formular eine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung?
- Nein. Es ist eine Vorlage mit dem üblichen Aufbau und den üblichen Formulierungen, keine Beratung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall; lassen Sie Wichtiges von einer qualifizierten Person lesen, bevor Sie unterschreiben, senden oder einreichen.
- In welchen Ländern und Designs ist es erhältlich?
- Es gibt 6 Länderfassungen: International, USA, Vereinigtes Königreich, Südkorea, Japan und Deutschland. 12 Designs.
Ein Formular ist eine Vorlage, keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall.