분할 납품 청구서 양식
한 주문을 나눠 보낼 때 이번에 출고된 물품만 청구하는 분할 납품 청구서 양식입니다. 주문 수량, 출고 수량, 남은 수량의 납기를 함께 적으세요.
업종별 템플릿
- 사무용 의자 K2: 주문 60개 중 40개
- 책상 프레임 160cm: 주문 25개 전량
- 1차 배송비
작성 가이드
진행 예시
범위와 수량 확인
예시: "사무용 의자 K2: 주문 60개 중 40개"의 승인 내역과 작업 기록을 대조해 이번 청구에 포함할 수량을 확인합니다.
납품과 검수 기록
"1차 배송비"까지 항목별 완료 여부를 확인합니다. 출고 내역, 인도 또는 보관 기록, 고객 확인 수량을 전달합니다.
청구 내역 전달
최종 청구 내역, 납품 참조와 지급 기한을 고객에게 전달하고 입금 시 해당 청구서 번호로 대조합니다.
한 품목의 재고가 모자라거나 고객이 몇 주에 걸쳐 나눠 받기를 원해서 주문 전체를 한 번에 보낼 수 없을 때는 배송마다 따로 청구할 수 있습니다. 분할 납품 청구서는 주문 번호를 기준으로 실제 출고된 물품만 행별로 청구합니다. 주문 수량 옆에 출고 수량을 적어 두면 구매자가 받은 물품과 맞춰 보고 나머지 주문을 열어 둘 수 있습니다.
작성할 항목
- 납품물과 작업 항목
- 사무용 의자 K2: 주문 60개 중 40개, 책상 프레임 160cm: 주문 25개 전량, 1차 배송비: 실제 제공한 수량과 작업 기간을 기록합니다.
- 사무용 의자 K2: 주문 60개 중 40개
- 설명에 “60개 중 40개”처럼 두 수량을 모두 적고 40개만 청구하세요. 나머지 20개는 다음 납품 청구서에 올라갑니다.
- 책상 프레임 160cm: 주문 25개 전량
- 전량 납품한 품목은 그렇게 적어 두면, 이 주문에서 그 품목이 더 청구되지 않는다는 것을 구매자가 알 수 있습니다.
- 1차 배송비
- 배송비를 회차마다 받는 것은 주문 확인서가 허용할 때만 하세요. 재고 부족으로 나눠 보낸 비용은 공급자가 부담하는 경우가 많습니다.
- 품목과 물량
- 품목 코드, 개수·중량·부피, 포장 단위와 취급 조건을 적습니다.
- 구간과 기간
- 출발·도착지, 보관 또는 운송 기간, 상하차 책임과 인도 확인 방법을 정합니다.
- 구체적으로 확인할 범위
- 이번 배송으로 실제 출고된 수량만 청구하고, 주문 번호와 함께 주문 수량과 출고 수량을 보여 주며, 남은 수량이 언제 나가는지 밝힙니다.
발송 전 확인 사항
- "사무용 의자 K2: 주문 60개 중 40개" 항목에 처음 견적한 수량이 아니라 실제로 공급한 수량이 적혀 있나요?
- "책상 프레임 160cm: 주문 25개 전량" 항목의 단가가 고객이 동의한 금액이고, 바뀐 부분은 승인을 받았나요?
- "1차 배송비" 항목은 완료와 검수가 끝났나요, 아니면 다음 청구서로 넘겨야 하나요?
3개 더 보기
- 대기, 재배송, 반품, 특수 취급의 추가 비용 조건을 확인합니다.
- 출고·입고·수취 수량을 대조하고 차이가 있으면 사유를 기록합니다.
- 발주 또는 승인 기록과 완료 내역을 대조하고 지급 기한 및 이미 받은 금액을 확인합니다.
작성 예시: 사무 가구 주문의 첫 번째 납품
금액은 예시이며 세율은 10%입니다. 사무 가구 공급업체가 의자 60개와 책상 프레임 25개의 주문 SO-7716을 확인했습니다. 의자 재고가 40개뿐이라 첫 배송에는 의자 40개와 프레임 전량이 실렸습니다.
- 의자: 60개 중 40개, 개당 14만 5천 원. 설명에 “60개 중 40개”를 남깁니다.
- 프레임: 25개 중 25개, 개당 21만 원. 납품 완료로 표시합니다.
- 배송비: 주문 확인서가 허용한 1차 배송비.
| 항목 | 수량 × 단가 | 금액 |
|---|---|---|
| 사무용 의자 K2: 주문 60개 중 40개 | 40 × 145,000원 | 5,800,000원 |
| 책상 프레임 160cm: 주문 25개 전량 | 25 × 210,000원 | 5,250,000원 |
| 1차 배송비 | 1 × 85,000원 | 85,000원 |
| 공급가액 | 11,135,000원 | |
| 부가가치세 (10%) | 1,113,500원 | |
| 합계 | 12,248,500원 | |
세 행의 합계는 11,135,000원, 세율 10%의 세액은 1,113,500원, 이번 청구 금액은 12,248,500원입니다. 나머지 의자 20개, 세전 290만 원은 2차 납품 때 청구하며 예정일은 비고에 적습니다.
분할 납품 청구서에서 자주 하는 실수
- 출고 수량이 아니라 주문 수량을 청구하는 것
- 주문 번호를 빠뜨려 구매자가 나머지 주문을 열어 둘 수 없게 하는 것
- 두 번째 배송에 실릴 물품을 첫 청구서에 미리 넣는 것
- 구매자가 동의하지 않은 분할 배송마다 배송비를 받는 것
- 어느 배송에 대한 청구인지 번호 없이 보내는 것
문서에 들어가야 하는 항목
청구서에 아래 항목이 들어 있으면 거래처 승인과 신고 자료 정리가 쉬워집니다.
- 공급자의 상호, 주소, 사업자등록번호
- 공급받는 자의 상호와 주소
- 작성일자와 중복되지 않는 문서 번호
- 품목별 수량, 단가, 금액
- 공급가액과 세액을 구분한 표시, 그리고 합계 금액
- 결제 조건: 지급 기한, 계좌 정보 또는 결제 수단
- 세금계산서로 발행할 때는 공급자와 공급받는 자의 사업자등록번호, 작성일자, 공급가액과 부가가치세액을 각각 구분해 적어야 합니다.
이 문서에 적용되는 부가가치세 세율은 10%입니다. 공급가액에 적용해 별도 항목으로 표시합니다.
세율 공식 출처: National Tax Service: VAT overview
자세한 요건: 세금계산서 필수 기재사항과 전자세금계산서
자주 묻는 질문
주문 전체가 끝나기 전에 납품분을 청구해도 되나요?
주문서나 거래 조건에 전량 납품 후 청구라고 정하지 않았다면 대개 됩니다. 구매자의 주문 문서를 확인하세요. 주문 문서가 허용하지 않은 분할 청구는 경리 부서에서 반려하기도 합니다.
앞으로 무엇이 더 오는지 구매자는 어떻게 아나요?
행마다 주문 수량과 출고 수량을 적고, 나머지의 예정 납기를 비고에 적으세요. 남은 수량을 영업 담당자의 별도 연락으로 확인받고 싶어 하는 구매자도 있습니다.
고객이 남은 수량을 취소하면 어떻게 하나요?
이 청구서는 출고된 것만 청구했으므로 고칠 것이 없습니다. 취소를 서면으로 확인하고 주문의 미납 수량을 닫아 두어 이후 청구서에 들어가지 않게 하세요.
결제 기한은 분할 청구서마다 따로 계산되나요?
네, 청구서마다 발행일과 결제 기한이 따로 있습니다. 구매자가 주문 전체를 한 번에 결제하기를 원한다면 서면으로 합의하세요. 그렇지 않으면 첫 납품분은 마지막 물품이 도착하기 훨씬 전에 기한이 됩니다.
청구서는 인수 확인 서류와 정확히 일치해야 하나요?
수량 하나하나까지 그렇습니다. 청구서에 인수 확인 서류의 번호를 적으세요. 두 문서의 불일치는 분할 청구서가 보류되는 가장 흔한 이유입니다.
이 템플릿의 세금은 어떻게 계산되나요?
이 문서에 적용되는 부가가치세 세율은 10%입니다. 공급가액에 적용해 별도 항목으로 표시합니다. 편집기가 공급가액과 세액, 합계를 나누어 관리하며, 수량이나 단가, 국가 설정을 바꾸면 세 값을 다시 계산합니다.
거래처에 이메일로 보낼 수 있나요?
네, 사용하는 메일 앱으로 보낼 수 있습니다. 무료 계정으로 로그인하면 편집기의 다운로드 메뉴에 "이 문서를 이메일로 보내기"가 있어, 문서 내용을 적은 메일 초안이 메일 앱에 열립니다. QuoteBill이 직접 보내지는 않으므로 PDF를 저장해 첨부한 뒤 보내세요.
함께 읽을 글
분할 납품 청구서 양식 작성 전에 읽어 볼 글은 청구서 작성법: 10가지 항목과 계산 예시, 세금계산서 필수 기재사항과 전자세금계산서입니다. 세금 줄 계산에는 이 도구를 쓰세요: VAT·GST 계산기.