프로젝트 진행보고서

프로젝트 진행보고서는 프로젝트에 투자했거나 의존하는 사람들에게 현재 위치를 알리는 문서입니다. 잘 되고 있는 것, 그렇지 않은 것, 한 일, 다음에 할 일, 그리고 읽는 사람에게 필요한 것을 담습니다. 짧고, 정기적이고, 솔직할 때 가치가 있습니다. 읽는 사람이 1분 안에 자신이 무언가 해야 하는지 알 수 있어야 합니다.

이 서식은 영역(범위, 일정, 비용, 품질, 위험)마다 상태와 추세를 글자와 도형(원, 삼각형, 사각형)으로 표시해 흑백 인쇄나 색을 구분하기 어려운 독자에게도 읽히게 합니다. 전체 상태는 직접 고르지 않으면 영역 중 가장 나쁜 상태가 됩니다. 마일스톤마다 계획일, 예상일, 진척률을 적으면 지연 일수, 전체 진척률, 계획과의 차이가 계산됩니다. 비용 현황, 수행 내용과 다음 계획, 이슈·위험 표, 필요한 결정으로 한 장이 완성됩니다. 국제 공통 양식 한 가지입니다. 일반적인 서식이며 법률·회계 자문이 아닙니다.

• 스폰서, 운영위원회, 고객에게 매주·격주·매월 보고해야 할 때
• 단계 심사나 마일스톤 회의에 프로젝트 현황을 한 장으로 제출해야 할 때
• 프로젝트 관리자가 바뀌어 새 담당자가 현재 상황을 파악해야 할 때
• 읽는 사람이 이전 기간과 비교할 수 있도록 형식을 고정하고 싶을 때

1. 프로젝트, 보고 기간, 작성일을 입력합니다. 작성자는 저장된 정보에서 들어옵니다.
2. 한두 문장 요약을 먼저 쓰고, 영역마다 상태와 추세, 짧은 사유를 적습니다.
3. 마일스톤마다 예상일과 진척률을 고칩니다. 시작 전인 것은 0을 입력합니다.
4. 보고 기간 말의 계획 진척률을 입력하면 계획과의 차이와 최장 지연이 자동으로 나옵니다.
5. 비용 현황, 수행 내용과 다음 계획을 쓰고, 이슈·위험·결정 사항을 담당자와 기한과 함께 적습니다.
6. 인쇄하거나 Word·Excel 파일로 내려받아 전달합니다.

• 모두 녹색으로 보고하다가 갑자기 적색이 되는 것. 황색을 일찍 보여 주는 것이 보고서의 쓸모입니다.
• 사유 없는 상태 표시. “황색”만으로는 읽는 사람이 알 수 있는 것이 없습니다. 이유를 한 줄 적으세요.
• 전체 진척률을 정확한 값으로 여기는 것. 마일스톤의 단순 평균이므로 작은 마일스톤 사이에 아주 큰 것이 하나 있으면 실제보다 좋아 보일 수 있습니다.
• 필요한 결정을 빼먹는 것. 읽는 사람이 움직여야만 진행되는 일이라면 무엇을, 누가, 언제까지 해야 하는지 적으세요.
• 계획일을 슬그머니 고치는 것. 계획일은 두고 예상일만 바꿔야 지연이 보입니다.

1. 입력
2. 미리보기 확인
3. PDF, Word, Excel로 저장

필요한 나라를 고르세요. 각 서식은 그 나라에서 흔히 쓰는 문구와 형식을 따릅니다. “현지 전문가 확인 권장”이 붙은 서식은 쓰기 전에 현지 규정을 아는 사람이 읽어 보아야 합니다.

• 국제 공통 (XX): 작성 언어: 영어, 한국어, 일본어, 독일어