변경 요청서

변경 요청서는 범위·일정·예산이 합의된 뒤에 생기는 변경을 프로젝트가 다루는 방법입니다. 아무도 기억하지 못하는 복도 대화 대신, 변경을 원하는 사람이 무엇을 왜 바꾸려는지 적고, 팀이 시간과 비용에 미치는 영향을 계산하고, 정해진 사람이 결정합니다. 기록이 남으면 모두가 보호받습니다. 고객은 추가 비용이 무엇을 위한 것인지 알고, 공급자는 애초 합의에 없던 작업의 대가를 받을 수 있으며, 팀은 눈에 띄지 않게 범위가 조금씩 불어나는 일을 막을 수 있습니다.

이 서식에는 변경 내용, 사유, 범위·완료일·비용에 미치는 영향, 검토한 대안, 진행할 때와 하지 않을 때의 위험을 적습니다. 공수, 비용, 변경 후 예산은 자동으로 합산되고, 입력한 일수에 따라 변경 후 완료일이 계산됩니다. 결정은 승인·조건부 승인·반려·보류 중 하나에 표시하고 서명 세 칸을 둡니다. 한국이나 일본을 고르면 결재란과 날인 표시가 들어갑니다. 이 서식은 결정을 기록하는 용도입니다. 변경이 계약 자체의 변경까지 필요로 하는지는 해당 계약서에 따르며, 확실하지 않으면 법률 자문을 받으세요.

• 고객이나 동료가 합의한 범위에 없던 것을 요청할 때
• 오류 수정, 규제, 기술적 발견 때문에 계획을 바꿔야 할 때
• 변경으로 완료일이나 예산이 프로젝트 관리자 혼자 결정할 수 있는 한도를 넘을 때
• 누가 추가 작업을 요청했고 누가 그 비용을 승인했는지 증빙이 필요할 때

1. 요청 번호를 붙이고 프로젝트를 적은 뒤, 변경 내용을 짧은 제목과 몇 문장으로 설명합니다.
2. 변경이 필요한 이유와 영향을 받는 산출물·문서를 적습니다.
3. 범위에 미치는 영향을 고르고, 완료일이 며칠 바뀌는지 입력하고, 공수와 비용 항목을 적습니다(절감은 − 부호). 합계와 변경 후 완료일이 나타납니다.
4. 검토한 대안과, 진행할 때와 하지 않을 때의 위험을 적습니다.
5. 승인자가 결정에 표시하고 조건이 있으면 적은 뒤 서명합니다. 서명본은 프로젝트 기록과 함께 보관합니다.

• 해결책만 쓰고 이유를 쓰지 않는 것. 목적이 불분명한 변경은 승인자가 따져 볼 수 없습니다.
• 만드는 비용만 계산하는 것. 테스트, 문서, 교육, 다른 작업에 주는 영향도 넣으세요.
• 대안을 생략하는 것. 대안이 없는 요청은 이미 결정된 것처럼 보입니다.
• 결정 전에 작업을 시작하는 것. 승인되지 않은 변경이 이미 진행 중이면 거절하기 어렵습니다.
• 승인 후 계획과 예산을 고치지 않는 것. 프로젝트 문서가 따라 바뀌어야 이 서식이 의미를 갖습니다.

1. 입력
2. 미리보기 확인
3. PDF, Word, Excel로 저장

필요한 나라를 고르세요. 각 서식은 그 나라에서 흔히 쓰는 문구와 형식을 따릅니다. “현지 전문가 확인 권장”이 붙은 서식은 쓰기 전에 현지 규정을 아는 사람이 읽어 보아야 합니다.

• 국제 공통 (XX): 작성 언어: 영어, 한국어, 일본어, 독일어
• 대한민국 (KR): 작성 언어: 한국어, 영어 – 현지 전문가 확인 권장
• 일본 (JP): 작성 언어: 일본어, 영어 – 현지 전문가 확인 권장