이사회 의사록

이사회 의사록은 회사 이사회(또는 이사회 산하 위원회)에서 무엇이 논의되고 결정되었는지를 남기는 공식 기록입니다. 누가 출석했는지, 회의를 열기에 충분한 이사가 모였는지, 어떤 안건이 올라왔는지, 각자가 어떻게 표결했는지, 무엇이 결정되었고 누가 무엇을 해야 하는지가 담깁니다. 몇 년 뒤 은행, 감사인, 인수자, 법원이 ‘이 건은 누가 어떤 조건으로 승인했는가’를 물을 때 답이 되는 문서가 바로 의사록입니다.

이 서식은 기록을 구조화합니다. 이사를 적고 출석한 사람에 체크하면 출석 수를 세어 선택한 정족수 기준과 비교한 뒤 정족수 충족 여부를 알려 줍니다. 안건마다 찬성·반대·기권 수를 입력하면 선택한 의결 기준(표결 수의 과반수, 출석 이사의 과반수, 3분의 2, 만장일치)에 따라 가결 또는 부결이 계산됩니다. 이해관계 신고, 반대 의견 기록, 담당자와 기한이 있는 후속 과제, 서명란까지 한 장에 담습니다. 나라별 버전은 현지 관행을 따릅니다. 한국과 일본 버전에는 이사별 서명·날인 칸이 있고, 영국과 미국 버전에는 기록 보관 규정 안내가, 독일 버전에는 감사회(Aufsichtsrat)와 유한회사 사원총회를 구분하는 안내가 있습니다.

• 이사회나 위원회가 열려 감사인, 은행, 투자자, 관청에 보여 줄 수 있는 기록이 필요할 때
• 예산, 임대차, 대출, 신주 발행, 임원 선임처럼 다른 사람이 근거로 삼을 사항을 승인할 때
• 이사가 결의 사항에 이해관계를 가져 그 처리 과정을 남겨야 할 때
• 정관에 따라 의장 또는 출석 이사 전원의 서명이 필요할 때

1. 회사, 개최일과 장소, 진행 방식(대면·화상·병행)을 입력하고, 소집 통지를 보냈다면 그 날짜도 적습니다.
2. 재임 중인 이사를 모두 적고 출석한 사람에 체크합니다. 이사가 아닌 배석자는 ‘배석자’에 적습니다.
3. 정족수 기준과 의결 기준을 정관에 적힌 대로 설정합니다. 아래 계산은 이 두 기준을 따릅니다.
4. 안건마다 실제로 채택된 문구로 결의 내용을 적고 찬성·반대·기권 수를 입력합니다.
5. 이해관계 신고와 반대 의견이 있으면 적고, 후속 과제는 담당자와 기한을 함께 적습니다.
6. 인쇄해 의장과 작성자가 서명합니다. 한국·일본에서는 출석한 이사와 감사도 서명 또는 날인합니다.

• 속기록처럼 발언을 모두 옮기는 것. 의사록에는 결정 사항과 중요한 이유를 남깁니다.
• 정관을 확인하지 않고 정족수나 의결 기준을 짐작으로 정하는 것. 계산 결과는 설정한 기준만큼만 정확합니다.
• 이해관계를 신고했다는 사실이나 해당 이사가 퇴석했다는 사실을 빠뜨리는 것
• 다음 회의 직전에야 기억에 의존해 의사록을 작성하는 것
• 표결 전에 퇴석한 이사를 그 안건의 출석자로 세는 것

1. 입력
2. 미리보기 확인
3. PDF, Word, Excel로 저장

필요한 나라를 고르세요. 각 서식은 그 나라에서 흔히 쓰는 문구와 형식을 따릅니다. “현지 전문가 확인 권장”이 붙은 서식은 쓰기 전에 현지 규정을 아는 사람이 읽어 보아야 합니다.

• 국제 공통 (XX): 작성 언어: 영어, 한국어, 일본어, 독일어
• 미국 (US): 작성 언어: 영어 – 현지 전문가 확인 권장
• 영국 (GB): 작성 언어: 영어 – 현지 전문가 확인 권장
• 대한민국 (KR): 작성 언어: 한국어, 영어 – 현지 전문가 확인 권장
• 일본 (JP): 작성 언어: 일본어, 영어 – 현지 전문가 확인 권장
• 독일 (DE): 작성 언어: 독일어, 영어 – 현지 전문가 확인 권장