アクセス権限・アカウント申請書

アクセス権限・アカウント申請書は、ログインの裏にある記録です。誰がどのシステムへのアクセスを申請したか、正確に何が必要か、理由と期間、誰が承認し誰が設定したかを残します。小さな会社では、数か月後に「なぜこの人が今も給与フォルダにアクセスできるのか」と聞かれたとき、この記録が答えになります。アクセスを管理していると説明するときに、顧客・監査人・保険会社が最初に見せてほしいと言う資料でもあります。

この書式は、業務に必要な最小限の権限を申請するよう促します。システム名、権限の範囲（閲覧・編集・承認・管理者）、必要なフォルダや機能、一時的な場合は終了日を書きます。一時的な利用の日数は自動で数え、見直しの間隔も記録するので、権限が理由よりも長く残ることを防げます。短い情報セキュリティの確認と、情報システム部門が処理内容を残す欄で流れが完結します。この書式はパスワードを求めず、それ自体で権限を付与することもありません。実際の設定は、システムの責任者と情報システム部門が決めます。一般的な書式であり、法律やセキュリティに関する助言ではありません。

• 新入社員、業務委託の方、インターンにアカウントが必要なとき
• 異動や役割の変更で、別の権限が必要になった、または権限を減らすとき
• 業務の代行、プロジェクト、監査のために一時的な権限が必要で、期限が来たら終了させたいとき
• 退職者の権限を削除し、その記録を残すとき
• 顧客や監査人から、データへのアクセスをどう管理しているか尋ねられたとき

1. 申請の種類（新規・変更・一時的な権限の延長・削除）を選びます。変更や削除では既存のユーザーIDを入力し、パスワードは絶対に書きません。
2. システム名と、必要なデータ・フォルダ・機能を具体的に書き、業務が成り立つ最も低い権限の範囲を選びます。
3. 閲覧できる最も機微な情報のレベルを選び、理由は業務・役割・プロジェクトと結びつけて書きます。
4. 恒常か一時的かを選びます。一時的な場合は終了日を決め、数えられた日数を確認します。
5. 確認事項を読んで選択します。印刷した用紙にチェックしても構いません。
6. 所属長と、別の方がいる場合はシステム・データの責任者が承認し、署名します。
7. 情報システム部門に渡します。部門が結果、日付、チケット、次回の見直し日を記録します。次回の見直しで見つけられる場所に保管してください。

• 業務に必要な範囲ではなく、「同僚と同じ権限」を申請すること
• 編集権限で足りるのに管理者権限を申請すること
• 一時的な権限に終了日を設けず、終わらないままにすること
• 書式にパスワードを書いたり、メールで送ったりすること
• 申請者本人や、そのシステムに権限のない人が承認すること
• 権限を一度も見直さないこと。異動のたびに権限が積み上がります。
• 退職者の権限削除を忘れる、または削除した記録を残さないこと

1. 入力
2. プレビューで確認
3. PDF・Word・Excelで保存

必要な国を選んでください。それぞれの書式は、その国で一般的な文言とレイアウトに沿っています。「現地の専門家に確認」と表示された書式は、使う前に現地の規則に詳しい人に読んでもらってください。

• 国際共通 (XX): 記載言語：英語, 韓国語, 日本語, ドイツ語
• アメリカ合衆国 (US): 記載言語：英語 – 現地の専門家に確認
• 韓国 (KR): 記載言語：韓国語, 英語 – 現地の専門家に確認
• 日本 (JP): 記載言語：日本語, 英語 – 現地の専門家に確認
• ドイツ (DE): 記載言語：ドイツ語, 英語 – 現地の専門家に確認