Saldenbestätigung Vorlage
Saldenbestätigung als Vorlage: Saldo zum Stichtag mit den zugrunde liegenden offenen Posten, zur Bestätigung oder Korrektur durch die Gegenseite.
Vorlagen nach Branche
- Rechnung 2026-1204, Lieferungen
- Gutschrift CN-0388, zurückgegebene Paletten
- Zahlungseingang per Überweisung
- Rechnung 2026-1231, letzter Auftrag des Jahres
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Belege des Zeitraums sammeln
Beispiel: Führen Sie „Rechnung 2026-1204, Lieferungen“ und alle weiteren Rechnungen, Quittungen und Gutschriften des Kunden im Zeitraum auf, die älteste zuerst.
Laufenden Saldo prüfen
Prüfen Sie, ob der Saldo nach jeder Zeile, auch nach „Rechnung 2026-1231, letzter Auftrag des Jahres“, mit Ihrer Buchhaltung für diesen Kunden übereinstimmt.
Versenden und nachfassen
Senden Sie den Kontoauszug mit offenem Betrag und Zahlungsbedingungen und fassen Sie bei überfälligen Rechnungen nach.
Vor dem Jahresabschluss wollen viele Unternehmen und ihre Prüfer belegen, dass Forderungen und Verbindlichkeiten mit den Büchern der Gegenseite übereinstimmen. Eine Saldenbestätigung schickt dem Kunden oder Lieferanten den Saldo zum Stichtag mit den Bewegungen des letzten Monats und bittet um Unterschrift oder eine Liste der Abweichungen. Differenzen wie eine fehlende Gutschrift oder eine Zahlung unterwegs lassen sich jetzt leicht klären, während einer Prüfung nicht.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Rechnung 2026-1204, Lieferungen, Gutschrift CN-0388, zurückgegebene Paletten, Zahlungseingang per Überweisung, Rechnung 2026-1231, letzter Auftrag des Jahres: Führen Sie jede Rechnung, Zahlung und Gutschrift nach Datum mit ihrer Belegnummer auf.
- Rechnung 2026-1204, Lieferungen
- Führen Sie jede zum Stichtag offene Rechnung mit Nummer und Datum auf, damit die Gegenseite sie schnell findet.
- Gutschrift CN-0388, zurückgegebene Paletten
- Zeigen Sie Gutschriften wie ausgestellt; eine noch nicht gebuchte Gutschrift ist die häufigste Differenz.
- Zahlungseingang per Überweisung
- Eine kurz vor dem Stichtag eingegangene Zahlung ist bei der Gegenseite oft noch unterwegs; nennen Sie Datum und Betrag.
- Rechnung 2026-1231, letzter Auftrag des Jahres
- Eine kurz vor dem Stichtag datierte Rechnung kommt vielleicht erst danach an; markieren Sie sie, damit der Kunde sie nicht als unbekannt meldet.
- Zeitraum und Saldovortrag
- Nennen Sie Auszugsdatum und Zeitraum und übernehmen Sie den Saldo des vorigen Auszugs als Saldovortrag.
- Belastungen und Zahlungen
- Tragen Sie jede Rechnung unter Belastungen und jede Zahlung oder Gutschrift unter Zahlungen und Gutschriften ein, mit dem Betrag des Belegs selbst. „Aus meinen Dokumenten hinzufügen“ übernimmt diese Beträge aus Ihren gespeicherten Belegen für diesen Kunden.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie den Stichtag, führen Sie die offenen Posten auf, aus denen der Saldo besteht, und bitten Sie die Gegenseite, ihn zu bestätigen oder Abweichungen anzugeben.
Vor dem Versand prüfen
- Trägt „Rechnung 2026-1204, Lieferungen“ Nummer und Betrag des Belegs, aus dem es stammt?
- Sind alle Zahlungen zu „Gutschrift CN-0388, zurückgegebene Paletten“ am Tag des Eingangs gebucht?
- Findet der Kunde „Zahlungseingang per Überweisung“ in seiner eigenen Buchhaltung mit demselben Betrag?
4 weitere anzeigen
- Trägt „Rechnung 2026-1231, letzter Auftrag des Jahres“ Nummer und Betrag des Belegs, aus dem es stammt?
- Prüfen Sie den Zeitraum des Auszugs, den Saldovortrag und ob jede eingegangene Zahlung aufgeführt ist.
- Führen Sie jede Rechnung einmal mit ihrem Rechnungsbetrag auf und Gutschriften bei den Zahlungen.
- Nennen Sie, wie der offene Betrag zu zahlen ist, und die Nummern überfälliger Rechnungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Buchungen unten sind erfunden und zeigen, wie der Saldo läuft: 4 Buchungen in Euro über einen Zeitraum von 31 Tagen.
- 29 Tage vor dem Stichtag: Rechnung 2026-1204, Lieferungen, belastet 4.380,00 €; Saldo 8.280,00 €
- 22 Tage vor dem Stichtag: Gutschrift CN-0388, zurückgegebene Paletten, gezahlt 210,00 €; Saldo 8.070,00 €
- 13 Tage vor dem Stichtag: Zahlungseingang per Überweisung, gezahlt 3.900,00 €; Saldo 4.170,00 €
- 2 Tage vor dem Stichtag: Rechnung 2026-1231, letzter Auftrag des Jahres, belastet 1.640,00 €; Saldo 5.810,00 €
Offener Saldo am Ende des Zeitraums: 5.810,00 €.
- Saldovortrag zu Beginn: 3.900,00 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich ein Kontoauszug leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens
- Name des Kunden
- Auszugsdatum und Zeitraum
- Saldovortrag
- Jede Rechnung, Zahlung und Gutschrift mit Datum und Nummer
- Laufender Saldo und offener Betrag
Ein Kontoauszug berechnet keine eigene Steuer: Jede Zeile übernimmt eine Rechnung, Zahlung oder Gutschrift mit dem Betrag des Belegs, und der Saldo läuft ab dem Saldovortrag weiter.
Häufige Fragen
Muss die Gegenseite antworten?
Meist besteht keine Pflicht, doch die meisten Unternehmen antworten, weil sie dieselbe Abstimmung für ihre eigene Prüfung brauchen. Nennen Sie eine Antwortfrist und einen einfachen Weg: als richtig unterschreiben oder abweichende Posten auflisten.
Ist das dasselbe wie ein gewöhnlicher Kontoauszug?
Der Aufbau ähnelt sich, der Zweck nicht: Ein Kontoauszug bittet um Zahlung, eine Saldenbestätigung um Zustimmung zu einem Saldo an einem festen Tag. Schreiben Sie deutlich, dass mit diesem Dokument keine Zahlung angefordert wird.
Wie wird der Saldo auf diesem Beleg berechnet?
Ein Kontoauszug berechnet keine eigene Steuer: Jede Zeile übernimmt eine Rechnung, Zahlung oder Gutschrift mit dem Betrag des Belegs, und der Saldo läuft ab dem Saldovortrag weiter. Im Rechenbeispiel oben enden die Buchungen bei einem Saldo von 5.810,00 €.
Kann ich die Vorlage als Excel, Word oder PDF herunterladen?
Ja. Für ein PDF brauchen Sie kein Konto: Vorlage ausfüllen und über Drucken / PDF speichern. Die Excel- und die Word-Datei laden Sie mit einem kostenlosen Konto direkt auf dieser Seite herunter, und in der Excel-Datei bleiben die Formeln erhalten: Wenn Sie eine Belastung oder Zahlung ändern, werden laufender Saldo und offener Betrag neu berechnet.
Kann ich sie in einer anderen Sprache oder Währung nutzen?
Ja. Die Dokumentsprache lässt sich auf eine von 33 Sprachen stellen, und mit der Länderauswahl wechseln Währung, Datumsformat und Steuersatz mit.
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