Besucher-Vertraulichkeitserklärung
Eine einseitige Erklärung für Besucher Ihres Standorts: Vertraulichkeit, Regeln zu Fotos und Geräten, Sicherheit und ein Hinweis zum Besucherbuch – mit Unterschrift sowie Ankunfts- und Abgangszeit.
Kostenlos. Ohne Konto ausfüllen, drucken, als PDF speichern oder als Word herunterladen. Zum Speichern im Konto brauchen Sie ein kostenloses Konto.
Fassungen nach Land
- International
- Südkorea *
- Japan *
- Deutschland *
* mit örtlicher Beratung prüfen
Eine Vorlage, keine Beratung.
Mehr lesen
Was es ist
Eine Besucher-Vertraulichkeitserklärung ist ein kurzes Schriftstück, das ein Gast unterschreibt, bevor er Ihr Gelände betritt. Sie erfüllt zwei Aufgaben zugleich: Der Besucher verspricht, alles vertraulich zu behandeln, was er sieht oder hört, und er erfährt die Hausregeln – wohin er darf, ob er fotografieren darf, was er anschließen darf und wie er sich im Notfall verhält.
Anders als eine ausgehandelte Geheimhaltungsvereinbarung für ein Geschäft ist sie dafür gemacht, am Empfang in einer Minute gelesen und unterschrieben zu werden. Sie nennt das gastgebende Unternehmen, die besuchte Person, den Zweck und die Bereiche, enthält einen kurzen Hinweis zum Besucherbuch und lässt Platz für Ankunfts- und Abgangszeit. Die Länderfassungen passen die Formulierungen an: in Korea eine Sicherheitsverpflichtung mit Hinweis zur Verwendung personenbezogener Daten, in Japan eine Erklärung mit Anschrift und Siegel, in Deutschland eine Erklärung mit Kurzhinweis nach Art. 13 DSGVO.
Wann Sie es brauchen
- Lieferanten, Auditoren, Kunden oder Bewerber besuchen einen Standort, an dem Produkte, Entwürfe oder Abläufe nicht öffentlich sind.
- Dienstleister oder Gäste gehen durch Büro, Werkstatt oder Labor, und Sie wollen die Regeln zu Fotos und Geräten schriftlich festhalten.
- Sie führen bereits ein Besucherbuch und brauchen daneben eine Unterschrift und einen Datenhinweis.
- Eine kurze Erklärung genügt; ein ausgehandelter Vertrag mit dem Arbeitgeber des Besuchers ist nicht nötig.
So füllen Sie es aus
- Tragen Sie das gastgebende Unternehmen und die besuchte Person ein; beides kommt aus Ihren gespeicherten Angaben, wenn vorhanden.
- Nennen Sie den Zweck und legen Sie genau fest, welche Bereiche der Besucher betreten darf.
- Wählen Sie die Regel zu Fotos und die zu Geräten, die zu Ihrem Standort passen, und kreuzen Sie an, ob der Besucher begleitet wird.
- Legen Sie fest, wie lange die Vertraulichkeit gilt und wie lange das Besucherbuch aufbewahrt wird.
- Drucken Sie pro Besucher ein Exemplar. Der Besucher unterschreibt vor dem Betreten, danach der Gastgeber. Ankunfts- und Abgangszeit dürfen leer bleiben und von Hand eingetragen werden.
Häufige Fehler
- Pass- oder Ausweisnummern auf dem Blatt abzufragen. Dieses Formular braucht sie nicht, und wer sie speichert, schafft sich unnötige Pflichten.
- Das Besucherbuch unbegrenzt aufzubewahren. Legen Sie eine Frist fest und vernichten Sie die Blätter danach.
- Die Unterschrift erst nach Beginn des Rundgangs einzuholen. Die Erklärung gehört davor.
- Die Bereiche so weit zu fassen, dass die Begleitregel bedeutungslos wird.
- Sich allein auf die Erklärung zu verlassen: Ausweis, Begleitung und verschlossene Räume sind genauso wichtig.
Ablauf auf einen Blick
- Ausfüllen
- Vorschau prüfen
- Als PDF, Word oder Excel speichern
Fassungen nach Land
Wählen Sie das Land, das Sie brauchen. Jede Fassung folgt den dort üblichen Formulierungen und dem üblichen Aufbau; eine Fassung mit dem Hinweis „mit örtlicher Beratung prüfen“ sollte vor der Verwendung jemand lesen, der die örtlichen Regeln kennt.
- International (XX): Geschrieben in Englisch, Koreanisch, Japanisch, Deutsch
- Südkorea (KR): Geschrieben in Koreanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Japan (JP): Geschrieben in Japanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Deutschland (DE): Geschrieben in Deutsch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
Designs
Dasselbe Formular in mehreren Designs. Felder und Formulierungen bleiben gleich, nur das Aussehen ändert sich.
- Förmlich
- Executive
- Klassisch
- Schlicht (Schwarzweiß)
- Minimal
- Ledger
- Modern
- Kompakt
- Seitenband
- Warm
- Formular mit Rahmen
- Banner
Ihre Angaben füllen es aus
Felder für Name, Adresse oder Firmenangaben werden aus Meine Angaben gefüllt, Sie müssen sie nicht erneut tippen; in einem einzelnen Formular können Sie jedes Feld trotzdem ändern. Angemeldet bleiben Ihre Angaben in Ihrem Konto, sonst nur in diesem Browser. Pass-, Ausweis- und Sozialversicherungsnummern werden nie gespeichert.
Fragen
- Ist eine unterschriebene Besuchererklärung durchsetzbar?
- Das hängt vom anwendbaren Recht und vom Einzelfall ab; diese Vorlage ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Eine unterschriebene Erklärung zeigt, dass der Besucher die Regeln kannte und dass Sie Maßnahmen zum Schutz Ihrer Informationen getroffen haben. Bei sensiblen Projekten klären Sie, ob ein ausführlicherer Vertrag nötig ist.
- Muss auch der Arbeitgeber des Besuchers unterschreiben?
- Bei einem kurzen Besuch meist nicht. Gehört der Besuch zu einem größeren Vorhaben, schließen Sie zusätzlich eine normale Geheimhaltungsvereinbarung zwischen den Unternehmen und nutzen diese Erklärung für die einzelne Person.
- Wie lange sollte das Besucherbuch aufbewahrt werden?
- Üblich sind etwa 90 Tage, doch das richtet sich nach Ihrem Sicherheitsbedarf und den örtlichen Vorgaben. Tragen Sie die Zahl ein, die Sie tatsächlich anwenden.
- Dürfen Besucher auf einem Tablet unterschreiben?
- Viele Standorte tun das. Drucken oder speichern Sie die unterschriebene Seite und prüfen Sie die Regeln zur elektronischen Unterschrift, bevor Sie sich darauf stützen.
- Ist dieses Formular eine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung?
- Nein. Es ist eine Vorlage mit dem üblichen Aufbau und den üblichen Formulierungen, keine Beratung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall; lassen Sie Wichtiges von einer qualifizierten Person lesen, bevor Sie unterschreiben, senden oder einreichen.
- In welchen Ländern und Designs ist es erhältlich?
- Es gibt 4 Länderfassungen: International, Südkorea, Japan und Deutschland. 12 Designs.
Ein Formular ist eine Vorlage, keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall.