فاتورة مساعد افتراضي
أدخل البنود والكميات وأسعار الوحدة والضريبة، ثم راجع المعاينة واحفظ المستند بصيغة PDF. يمكنك أيضًا تحديد شروط السداد وتاريخ الاستحقاق.
قوالب حسب القطاع
- إدارة جدول الأعمال
- تنظيم البريد الإلكتروني
- إعداد محاضر الاجتماعات
دليل إعداد المستند
فصل ساعات الاستشارة عن المخرجات النهائية يسهّل رصد الأعمال الإضافية عند زيادة الاجتماعات أو اتساع نطاق التقرير.
- المخرجات وبنود العمل
- إدارة جدول الأعمال, تنظيم البريد الإلكتروني, إعداد محاضر الاجتماعات: سجّل الكميات التي قُدِّمت فعليًا وفترة تنفيذ العمل.
- المهمة والمواد المرجعية
- حدّد موضوع الدراسة وإصدارات المستندات والمواد التي سيوفّرها العميل ومواعيد تسليمها.
- ساعات العمل وأساس الإنجاز
- وضّح أساس الاحتساب بالساعة أو بأتعاب مقطوعة، وعدد الاجتماعات، وصيغة المخرجات وعدد جولات المراجعة.
- النطاق الواجب الاتفاق عليه بالتفصيل
- افصل فترة العمل والحد الزمني لكل من إدارة المواعيد وتنظيم البريد وتحرير محاضر الاجتماعات.
- تحقّق مما إذا كان التحضير للاجتماعات والتعديلات اللاحقة مشمولين في الأتعاب.
- حدّد الشخص المخوّل باعتماد أي بحث إضافي أو تغيير في النطاق.
- طابِق الأعمال المنجزة مع أمر الشراء أو سجل الموافقة، ثم تأكّد من تاريخ الاستحقاق والمبالغ المحصّلة مسبقًا.
تأكيد النطاق والكميات
مثال: طابِق سجل الموافقة وسجل العمل الخاص بـ«إدارة جدول الأعمال» لتحديد الكمية التي تُدرج في هذه الفاتورة.
توثيق التسليم والاستلام
تحقّق من إنجاز كل بند، بما في ذلك «إعداد محاضر الاجتماعات». سلّم التقرير النهائي أو سجل الأعمال مع إصدارات المواد التي جرت مراجعتها.
إرسال بيان المستحقات
أرسل للعميل المستحقات النهائية ومرجع التسليم وتاريخ الاستحقاق، ثم طابِق المبلغ المحصّل مع رقم الفاتورة عند السداد.