قالب مقترح مشروع

دليل إعداد المستند

فصل ساعات الاستشارة عن المخرجات النهائية يسهّل رصد الأعمال الإضافية عند زيادة الاجتماعات أو اتساع نطاق التقرير.

المخرجات وبنود العمل

النطاق وبدء العمل (الأسبوع 1), المخرجات الرئيسية (الأسابيع 2–5), التعديلات والتسليم (الأسبوع 6): حدّد الكمية المخطط لها ونطاق التسليم لكل بند.

المهمة والمواد المرجعية

حدّد موضوع الدراسة وإصدارات المستندات والمواد التي سيوفّرها العميل ومواعيد تسليمها.

ساعات العمل وأساس الإنجاز

وضّح أساس الاحتساب بالساعة أو بأتعاب مقطوعة، وعدد الاجتماعات، وصيغة المخرجات وعدد جولات المراجعة.

النطاق الواجب الاتفاق عليه بالتفصيل

قسّم النطاق والمخرجات والجدول الزمني والسعر إلى سطر لكل مرحلة، واذكر مدة سريان المقترح. ليس سعرًا نهائيًا قبل قبوله: أكّده في عرض سعر بعد موافقة العميل.

• تحقّق مما إذا كان التحضير للاجتماعات والتعديلات اللاحقة مشمولين في الأتعاب.
• حدّد الشخص المخوّل باعتماد أي بحث إضافي أو تغيير في النطاق.
• تحقّق من مدة صلاحية عرض السعر وطريقة موافقة العميل ودفعات السداد المرحلية.

1. تأكيد النطاق والكميات

   مثال: ابدأ من «النطاق وبدء العمل (الأسبوع 1)»، وتأكّد من الكمية المطلوبة والمواد التي يوفّرها العميل، ثم اتفق على معايير الإنجاز لكل بند.

2. مراجعة عرض السعر واعتماده

   اتفق مع العميل على طريقة استلام «التعديلات والتسليم (الأسبوع 6)» وكميات جميع البنود والاستثناءات ومدة صلاحية عرض السعر، واحتفظ بالنسخة المعتمدة.

3. التسليم وتجهيز الفاتورة

   سلّم التقرير النهائي أو سجل الأعمال مع إصدارات المواد التي جرت مراجعتها. وعند اكتمال المرحلة المتفق عليها، جهّز الفاتورة بالكميات الفعلية والتغييرات المعتمدة.