Offert för eventplanering

Ifyllnadsguide

Utgå från körschemat och antalet gäster för att skilja förberedelser, genomförande på plats och avetablering.

Leveranser och arbetsrader

Eventplanering, Samordning av leverantörer, Platsansvar under eventet: ange planerad kvantitet och leveransomfattning för varje rad.

Uppgifter om evenemanget och tider

Ange datum, lokal, antal gäster och tider för montering, genrep, genomförande och avetablering.

Bemanning och materiel

Ange antal personer och deras arbetstid, vilken materiel som ingår och vad externa leverantörer ansvarar för.

Omfattning att stämma av konkret

Bestäm datum och förväntat antal gäster, vem som tecknar avtalen med leverantörerna och vad som gäller om vädret slår om.

• Kom överens om när gästantal och körschema är låsta och vad senare ändringar kostar.
• Kontrollera om övertid, transport, montering och avetablering ingår.
• Kontrollera offertens giltighetstid, hur kunden godkänner den och betalningsvillkoren för varje etapp.

1. Fastställ omfattning och kvantiteter

   Exempel: börja med ”Eventplanering”, bekräfta kvantiteten och det underlag kunden ska lämna, och kom överens om när varje rad räknas som klar.

2. Granska och godkänn offerten

   Stäm av med kunden hur ”Platsansvar under eventet” ska godkännas, samtliga radkvantiteter, vad som inte ingår och offertens giltighetstid, och spara den godkända versionen.

3. Leverera och förbered faktureringen

   Bekräfta faktisk arbetstid och levererade kvantiteter med kontaktpersonen på plats och notera godkända tillägg. När den överenskomna etappen är klar upprättar du fakturan utifrån verkliga kvantiteter och godkända ändringar.