Offerte voor zaalhuur

Invulinstructie

Leg het gereserveerde object, de gebruiksperiode, de inbegrepen diensten en de voorwaarden voor teruggave of afronding duidelijk vast.

Leveringen en werkzaamheden

Zaalhuur, Inrichten van de zaalopstelling, Opruimen van de locatie: vermeld per regel de geplande hoeveelheid en de omvang van de levering.

Reservering en periode

Benoem de locatie, de apparatuur of de dienst, het aantal en het begin- en eindtijdstip van het gebruik.

Inbegrepen diensten en extra’s

Spreek af wat het basisgebruik omvat, welk transport of personeel meegaat en welke eenheid en prijs gelden bij langer gebruik.

Concreet af te stemmen omvang

Bepaal de gehuurde ruimten en uren, de zaalopstelling met aantal stoelen, de tijd voor opbouw en afbouw en hoe de zaal wordt achtergelaten.

• Controleer de voorwaarden voor wijziging en annulering en de reeds betaalde bedragen.
• Benoem wie het tijdstip en de staat bij teruggave of afronding vaststelt.
• Controleer de geldigheidsduur van de offerte, de manier waarop de klant akkoord geeft en de betaaltermijnen per fase.

1. Omvang en aantallen vaststellen

   Voorbeeld: begin bij ‘Zaalhuur’, bevestig de benodigde hoeveelheid en de gegevens die de klant aanlevert, en spreek per regel af wanneer het werk klaar is.

2. Offerte beoordelen en akkoord geven

   Bespreek met de klant hoe ‘Opruimen van de locatie’ wordt goedgekeurd, controleer alle aantallen, de uitsluitingen en de geldigheidsduur van de offerte, en bewaar de goedgekeurde versie.

3. Leveren en facturatie voorbereiden

   Bevestig de werkelijke gebruiksduur, de geleverde extra’s en de registratie van teruggave of afronding. Zodra de afgesproken fase is afgerond, stelt u de factuur op met de werkelijke aantallen en de goedgekeurde wijzigingen.