Sjabloon voor debetnota

Invulinstructie

Zet per regel de hoeveelheid en het criterium voor afronding vast, zodat de klant elke post kan koppelen aan afgesproken werk.

Leveringen en werkzaamheden

Te weinig gefactureerde hoeveelheid op INV-2041, Prijsverschil op INV-2041, Niet gefactureerde kosten op INV-2041: leg de werkelijk geleverde aantallen en de werkperiode vast.

Hoeveelheid en factuureenheid

Gebruik de afgesproken eenheid — uren, stuks of een vaste projectprijs — en noteer zowel het aantal als het tarief.

Referentie en data

Vermeld het ordernummer, de werkperiode en de leverdatum, zodat deze opdracht te onderscheiden is van ander werk voor dezelfde klant.

Concreet af te stemmen omvang

Geef aan waarom je extra in rekening brengt en vermeld op elke regel het oorspronkelijke factuurnummer, en controleer of het bedrag niet herhaalt wat al gefactureerd is.

• Zet meerwerk apart van de oorspronkelijke opdracht en controleer wie daar akkoord op heeft gegeven.
• Maak onderscheid tussen kosten die in het tarief zitten en kosten die apart worden doorbelast, en leg ze naast de bonnen.
• Leg het uitgevoerde werk naast de opdracht of de akkoordverklaring en controleer de vervaldatum en de reeds ontvangen bedragen.

1. Omvang en aantallen vaststellen

   Voorbeeld: leg het akkoord en de werkregistratie van ‘Te weinig gefactureerde hoeveelheid op INV-2041’ naast elkaar om de hoeveelheid voor deze factuur vast te stellen.

2. Levering en oplevering vastleggen

   Controleer per regel of het werk is afgerond, tot en met ‘Niet gefactureerde kosten op INV-2041’. Leg de leverbon naast de goedgekeurde aantallen en noteer wie het werk heeft afgetekend.

3. Factuurgegevens versturen

   Stuur de klant het eindbedrag, de leveringsreferentie en de vervaldatum, en koppel de betaling bij ontvangst aan het factuurnummer.