Templat nota debit

Panduan penyediaan

Perincikan kuantiti dan kriteria siap bagi setiap butiran supaya pelanggan dapat memadankan setiap caj dengan skop yang dipersetujui.

Hasil kerja dan butiran kerja

Kuantiti kurang dibil pada INV-2041, Perbezaan harga pada INV-2041, Caj yang tercicir daripada INV-2041: rekodkan kuantiti yang benar-benar dibekalkan dan tempoh kerja.

Kuantiti dan unit bil

Gunakan unit yang benar-benar dipersetujui — jam, unit, atau kerja pakej — dan rekodkan kuantiti bersama kadarnya.

Rujukan urus niaga dan tarikh

Masukkan nombor pesanan, tempoh kerja, dan tarikh penyerahan supaya kerja ini dapat dibezakan daripada pesanan lain pelanggan yang sama.

Skop yang perlu dipastikan

Nyatakan sebab anda mengenakan caj tambahan dan tulis nombor invois asal pada setiap baris, kemudian semak jumlah itu tidak mengulang apa yang telah dibilkan.

• Asingkan kerja tambahan daripada skop asal dan semak rekod kelulusannya.
• Bezakan perbelanjaan yang sudah termasuk daripada perbelanjaan yang dibilkan berasingan, dan padankan dengan dokumen sokongan.
• Padankan kerja yang siap dengan pesanan atau rekod kelulusan, kemudian sahkan tarikh akhir bayaran dan jumlah yang telah diterima.

1. Sahkan skop dan kuantiti

   Contoh: padankan rekod kelulusan dan rekod kerja bagi "Kuantiti kurang dibil pada INV-2041" untuk menetapkan kuantiti yang dibilkan kali ini.

2. Rekod penyerahan dan pemeriksaan

   Semak status siap bagi setiap butiran, termasuk "Caj yang tercicir daripada INV-2041". Padankan rekod penyerahan dengan kuantiti yang diluluskan dan catatkan siapa yang menerima kerja tersebut.

3. Penghantaran butiran bil

   Hantarkan butiran caj akhir, rujukan penyerahan, dan tarikh akhir bayaran kepada pelanggan, kemudian padankan bayaran yang diterima dengan nombor invois tersebut.