출장 보고서 및 비용 정산서

출장 보고서는 돌아온 뒤 두 가지 일을 합니다. 하나는 출장의 목적과 결과를 회사에 알리는 것이고, 다른 하나는 출장에 든 비용을 정산하는 것입니다. 보고 부분은 가지 않은 사람들이 결과를 알 수 있게 해 줍니다. 누구를 만났고 무엇을 합의했으며 다음에 무엇을 누가 하는지를 적습니다. 정산 부분은 경리가 비용을 돌려주고 받은 가지급금을 마무리하는 데 쓰입니다.

이 서식은 둘을 한 장에 담았습니다. 보고에는 목적, 날짜별 일정, 결과 요약, 결정 사항, 담당자와 기한이 있는 후속 조치를 적습니다. 정산에서는 정산 통화를 하나 고른 뒤 비용마다 실제로 지불한 통화와 금액을 적고, 그것을 정산 통화로 바꾸는 환율을 입력합니다. 서식은 줄마다 환산하고 합산한 뒤 가지급금을 빼서 지급받을 금액 또는 반환할 금액을 보여 줍니다. 환율, 수당, 금액은 서식이 조회해 주지 않으며, 회사 규정에 따라 직접 입력한 값입니다. 한국과 일본 버전에는 결재란과 날인이, 독일 버전에는 출발·귀환 시각과 제공받은 식사 기재란이 추가됩니다. 이 서식은 일반적인 양식이며 세무·법률 자문이 아니고, 수당이나 세금을 계산하지 않습니다.

• 출장에서 돌아와 회사가 보고서와 비용 정산을 함께 요구할 때
• 출장 비용에 여러 통화가 섞여 있을 때
• 가지급금을 받았고 정산해야 할 때
• 무엇을 합의했고 누가 다음에 무엇을 하는지 다른 사람에게 알려야 할 때
• 이메일과 엑셀 대신 보관용 문서를 한 장으로 남기고 싶을 때

1. 출장지, 기간, 동행자를 입력하고 출장 목적을 적습니다.
2. 일정을 하루나 미팅 단위로 한 줄씩, 장소와 만난 사람과 함께 적습니다.
3. 결과를 먼저 쓰고 결정 사항을 적은 뒤, 후속 조치에는 담당자와 기한을 붙입니다.
4. 정산 통화를 고르고 환율 출처(회사 월별 환율, 카드 명세서 등)를 적습니다.
5. 비용마다 지불한 통화로 금액과 비용 구분을 적고, 정산 통화가 아닌 줄에는 환율을 넣습니다.
6. 가지급금이 있으면 입력하고 지급받을 금액 또는 반환할 금액을 확인한 뒤, 증빙을 첨부하고 서명해서 결재를 올립니다.

• 환율을 거꾸로 넣어 외화 비용이 터무니없이 크거나 작게 나오는 것
• 금액을 직접 환산해 놓고 환율도 입력해서 두 번 환산되는 것
• 같은 날의 비용에 이유 없이 서로 다른 환율을 쓰는 것
• 한 일은 나열하면서 결과는 쓰지 않는 보고서
• 후속 조치를 빠뜨려 누가 무엇을 할지 아무도 모르게 되는 것
• 가지급금을 빠뜨려 같은 돈이 두 번 지급되는 것

1. 입력
2. 미리보기 확인
3. PDF, Word, Excel로 저장

필요한 나라를 고르세요. 각 서식은 그 나라에서 흔히 쓰는 문구와 형식을 따릅니다. “현지 전문가 확인 권장”이 붙은 서식은 쓰기 전에 현지 규정을 아는 사람이 읽어 보아야 합니다.

• 국제 공통 (XX): 작성 언어: 영어, 한국어, 일본어, 독일어
• 미국 (US): 작성 언어: 영어 – 현지 전문가 확인 권장
• 대한민국 (KR): 작성 언어: 한국어, 영어 – 현지 전문가 확인 권장
• 일본 (JP): 작성 언어: 일본어, 영어 – 현지 전문가 확인 권장
• 독일 (DE): 작성 언어: 독일어, 영어 – 현지 전문가 확인 권장