Presupuesto de planificación de eventos

Guía de preparación

Toma el programa del evento y el número de asistentes como base para separar la preparación, la operación in situ y el desmontaje.

Entregables y conceptos

Organización del evento, Coordinación de proveedores, Producción in situ: indica la cantidad prevista y el alcance de entrega de cada concepto.

Datos del evento y horarios

Anota la fecha, el lugar, el número de asistentes y los horarios de montaje, ensayo, operación y desmontaje.

Personal y suministros

Especifica el número de personas y sus horas, el material aportado y el alcance de los proveedores externos.

Alcance que conviene concretar

Fija la fecha y el número de asistentes previsto, quién contrata a los proveedores y la alternativa si empeora el tiempo.

• Acuerda la fecha de cierre del número de asistentes y del programa, y el coste de los cambios posteriores.
• Comprueba si están incluidas las horas extra, el transporte, el montaje y el desmontaje.
• Comprueba el plazo de validez del presupuesto, la forma de aprobación del cliente y los hitos de pago.

1. Confirmar alcance y cantidades

   Ejemplo: empieza por «Organización del evento», confirma la cantidad necesaria y los materiales que aporta el cliente, y acuerda un criterio de finalización para cada concepto.

2. Revisión y aprobación del presupuesto

   Confirma con el cliente la forma de aceptación de «Producción in situ», las cantidades de todos los conceptos, las exclusiones y el plazo de validez, y conserva la versión aprobada.

3. Entregar y preparar la facturación

   Confirma con la persona de contacto las horas realmente trabajadas y las cantidades servidas, y anota los extras aprobados. Cuando se complete el hito acordado, prepara la factura con las cantidades reales y los cambios aprobados.