Tilbud på eventplanlægning

Vejledning til udfyldelse

Brug tidsplanen og deltagerantallet som grundlag for at adskille forberedelse, afvikling på stedet og nedtagning.

Leverancer og varelinjer

Eventplanlægning, Koordinering af leverandører, Afvikling på stedet: angiv den planlagte mængde og leveringsomfanget for hver linje.

Oplysninger om arrangementet og tider

Notér dato, sted, antal deltagere samt tider for opsætning, prøve, afvikling og nedtagning.

Bemanding og leverancer

Angiv antal medarbejdere og timer, de ting I stiller med, og hvad eksterne leverandører står for.

Omfang, der skal aftales

Fastlæg dato og forventet antal deltagere, hvem der indgår aftalerne med leverandørerne, og hvad der sker hvis vejret slår om.

• Aftal, hvornår deltagerantal og program er endelige, og hvordan senere ændringer afregnes.
• Tjek, om overtid, transport, opsætning og nedtagning er indeholdt.
• Tjek tilbuddets gyldighedsperiode, hvordan kunden godkender, og betalingsbetingelserne for hver etape.

1. Bekræft omfang og mængder

   Eksempel: Start med »Eventplanlægning«, bekræft den nødvendige mængde og det materiale, kunden leverer, og aftal, hvornår hver linje er færdig.

2. Gennemgang og godkendelse af tilbuddet

   Aftal med kunden, hvordan »Afvikling på stedet« godkendes, og gennemgå alle linjers mængder, det der ikke er med, og tilbuddets gyldighed. Gem den godkendte version.

3. Levering og forberedelse af faktura

   Bekræft de faktiske afviklingstimer og de leverede mængder med kundens kontaktperson, og notér godkendte ekstraydelser. Når den aftalte etape er afsluttet, laver du fakturaen ud fra de faktiske mængder og de godkendte ændringer.