Hóa đơn trợ lý từ xa

Hướng dẫn lập chứng từ

Tách giờ tư vấn khỏi sản phẩm cuối giúp bạn nhận ra công việc phát sinh khi số buổi họp tăng lên hoặc phạm vi báo cáo mở rộng.

Sản phẩm giao và hạng mục công việc

Quản lý lịch công việc, Sắp xếp hộp thư đến, Ghi biên bản cuộc họp: ghi số lượng đã thực sự cung cấp và thời gian thực hiện.

Nội dung công việc và tài liệu đầu vào

Ghi đối tượng cần rà soát, phiên bản tài liệu, tài liệu khách hàng cung cấp và hạn cung cấp.

Thời gian làm việc và tiêu chí hoàn thành

Nêu rõ tính theo giờ hay trọn gói, số buổi họp, định dạng sản phẩm và số lần chỉnh sửa.

Phạm vi cần thống nhất cụ thể

Tách thời gian thực hiện và mức giờ tối đa cho từng phần quản lý lịch, xử lý hộp thư và ghi biên bản họp.

• Kiểm tra thời gian chuẩn bị họp và các chỉnh sửa sau đó có nằm trong thù lao hay không.
• Chỉ định người có quyền duyệt việc nghiên cứu thêm hoặc thay đổi phạm vi.
• Đối chiếu khối lượng đã hoàn thành với đơn đặt hàng hoặc hồ sơ phê duyệt, rồi xác nhận hạn thanh toán và số tiền đã nhận.

1. Xác nhận phạm vi và số lượng

   Ví dụ: đối chiếu hồ sơ phê duyệt và nhật ký công việc của "Quản lý lịch công việc" để chốt số lượng đưa vào hóa đơn lần này.

2. Ghi nhận bàn giao và nghiệm thu

   Kiểm tra mức độ hoàn thành của từng hạng mục, kể cả "Ghi biên bản cuộc họp". Bàn giao báo cáo cuối hoặc nhật ký công việc kèm phiên bản tài liệu đã rà soát.

3. Gửi bảng kê thanh toán

   Gửi cho khách hàng số tiền phải trả cuối cùng, thông tin tham chiếu bàn giao và hạn thanh toán, rồi khi nhận tiền thì đối chiếu theo số hóa đơn tương ứng.