Báo giá lập kế hoạch sự kiện

Hướng dẫn lập chứng từ

Dựa vào lịch trình sự kiện và số khách để tách phần chuẩn bị, vận hành tại chỗ và tháo dỡ.

Sản phẩm giao và hạng mục công việc

Lập kế hoạch sự kiện, Điều phối nhà cung cấp, Điều hành tại hiện trường: ghi số lượng dự kiến và phạm vi bàn giao của từng hạng mục.

Thông tin sự kiện và thời gian

Ghi ngày tổ chức, địa điểm, số khách và thời gian lắp đặt, tổng duyệt, vận hành, tháo dỡ.

Nhân sự và vật dụng cung cấp

Nêu số nhân sự và giờ làm, vật dụng cung cấp và phần việc do đơn vị bên ngoài phụ trách.

Phạm vi cần thống nhất cụ thể

Ấn định ngày tổ chức và số khách dự kiến, bên đứng tên hợp đồng với nhà cung cấp, và phương án thay thế khi thời tiết xấu.

• Thống nhất ngày chốt số khách và lịch trình, cùng cách tính phí cho thay đổi sau đó.
• Kiểm tra chi phí kéo dài thời gian, vận chuyển, lắp đặt và tháo dỡ có nằm trong giá hay không.
• Kiểm tra thời hạn hiệu lực của báo giá, cách khách hàng duyệt và các mốc thanh toán.

1. Xác nhận phạm vi và số lượng

   Ví dụ: bắt đầu từ "Lập kế hoạch sự kiện", xác nhận số lượng cần thiết và tài liệu khách hàng cung cấp, rồi thống nhất tiêu chí hoàn thành cho từng hạng mục.

2. Rà soát và duyệt báo giá

   Thống nhất với khách hàng về cách nghiệm thu "Điều hành tại hiện trường", số lượng của toàn bộ hạng mục, phần loại trừ và thời hạn hiệu lực của báo giá, rồi lưu lại bản đã được duyệt.

3. Bàn giao và chuẩn bị xuất hóa đơn

   Xác nhận giờ vận hành thực tế và số lượng đã cung cấp với người phụ trách tại chỗ, đồng thời ghi lại các khoản phát sinh đã được duyệt. Khi mốc công việc đã thống nhất hoàn tất, hãy lập hóa đơn theo số lượng thực tế và các thay đổi đã được duyệt.