소프트웨어 라이선스 발주서 양식

소프트웨어 라이선스와 구독을 살 때 쓰는 발주서 양식입니다. 사용자 수, 지원, 초기 설정을 줄로 나누고 라이선스 기준과 이용 기간, 갱신 조건을 적으세요.

업종별 템플릿

팀 요금제 지정 사용자 12개월 이용권 (사용자 수)
프리미엄 지원 추가 옵션 (12개월)
초기 설정 및 데이터 이관 (일 단위)
싱글 사인온(SSO) 모듈 (연 단위)

작성 가이드

진행 예시

견적서와 맞추기
예시: 공급자 견적서의 "팀 요금제 지정 사용자 12개월 이용권 (사용자 수)" 항목에서 수량, 단가, 규격을 그대로 옮겨 적습니다.
승인 후 발송
"싱글 사인온(SSO) 모듈 (연 단위)"까지 모든 항목의 납품일과 납품 장소를 확인한 뒤 승인자 서명란에 서명하고 발주서를 보냅니다.
입고와 대사
물품이 도착하면 발주서와 대조하고, 대금을 지급하기 전에 공급자의 청구서를 발주 번호와 맞춰 봅니다.

소프트웨어를 사는 것은 상자를 사는 것이 아닙니다. 발주 대상은 사용 권리이고, 사용자 수로 세며, 정해진 기간 동안 대개 공급사의 라이선스 약관에 따라 쓰입니다. 그래서 발주서에는 사용자를 세는 방식, 기간의 시작과 끝, 갱신 때의 처리가 적혀야 합니다. 모호하게 적으면 오늘은 가격을 받지만 내년에 뜻밖의 금액을 만납니다. 이 양식은 사용자 수, 지원, 초기 설정을 줄로 나눕니다.

작성할 항목

납품물과 작업 항목: 팀 요금제 지정 사용자 12개월 이용권 (사용자 수), 프리미엄 지원 추가 옵션 (12개월), 초기 설정 및 데이터 이관 (일 단위), 싱글 사인온(SSO) 모듈 (연 단위): 공급자가 견적한 대로 항목마다 수량, 단위, 합의한 단가를 적습니다.
팀 요금제 지정 사용자 12개월 이용권 (사용자 수): 사용자 한 자리가 이름이 지정된 사람인지 돌려 쓸 수 있는 로그인인지 적으세요. 퇴사자를 교체하는 것이 무료인 요금제도, 새 자리로 세는 요금제도 있으니 공급사의 규정을 적습니다.
프리미엄 지원 추가 옵션 (12개월): 추가 지원이 약속하는 응대 시간과 대응 시간, 모든 사용자에게 적용되는지 지정된 관리자 그룹에만 적용되는지 적으세요.
초기 설정 및 데이터 이관 (일 단위): 가져올 데이터, 어느 시스템에서 오는지, 건수를 밝혀 일수를 정하세요. 범위가 열려 있는 설정 줄에서 예산이 가장 먼저 새어 나갑니다.
싱글 사인온(SSO) 모듈 (연 단위): 구매하는 요금제에 이 모듈이 포함되거나 추가할 수 있는지 확인하세요. 싱글 사인온을 최상위 요금제에만 파는 공급사도 있습니다.
공급자와 견적서: 공급자와 이 발주로 받아들이는 견적서의 번호를 적어, 각 가격이 어느 견적에서 왔는지 확인할 수 있게 합니다.
납품 조건: 납품일, 물품을 받을 장소, 배송 방법, 물품을 받을 사람을 적습니다.
구체적으로 확인할 범위: 라이선스 기준(지정 사용자인지 동시 접속인지), 수량, 이용 기간의 시작일과 종료일, 자동 갱신 여부를 적습니다.

발송 전 확인 사항

"팀 요금제 지정 사용자 12개월 이용권 (사용자 수)" 항목의 사양, 수량, 단가가 공급업체 견적과 일치하나요?
"프리미엄 지원 추가 옵션 (12개월)" 항목의 납기와 받을 사람이 정해져 있나요?
"초기 설정 및 데이터 이관 (일 단위)" 항목의 지출을 예산 책임자가 승인했나요?

4개 더 보기

"싱글 사인온(SSO) 모듈 (연 단위)" 항목의 사양, 수량, 단가가 공급업체 견적과 일치하나요?
공급자의 견적서 번호, 납품일과 납품 장소, 발주를 승인한 사람을 확인합니다.
품목별 수량, 단위, 단가가 공급자의 견적서와 일치하는지 확인합니다.
발주서에 자체 번호를 붙여, 공급자가 납품서와 청구서에 그 번호를 적을 수 있게 합니다.

작성 예시: 사용자 40명, 1년, 지원과 초기 설정 포함

금액은 예시이며 세율은 10%입니다. 회사가 지정 사용자 40명분을 12개월 동안 구매하고, 지원 옵션, 3일간의 초기 설정, 싱글 사인온 모듈을 함께 주문합니다.

작성 예시: 사용자 40명, 1년, 지원과 초기 설정 포함
항목	수량 × 단가	금액
팀 요금제 지정 사용자 12개월 이용권 (사용자 수)	40 × 144,000원	5,760,000원
프리미엄 지원 추가 옵션 (12개월)	1 × 1,800,000원	1,800,000원
초기 설정 및 데이터 이관 (일 단위)	3 × 600,000원	1,800,000원
싱글 사인온(SSO) 모듈 (연 단위)	1 × 960,000원	960,000원
공급가액		10,320,000원
부가가치세 (10%)		1,032,000원
합계		11,352,000원

네 줄의 합계는 10,320,000원, 세액 10%는 1,032,000원이며 발주 총액은 11,352,000원입니다. 움직이는 줄은 사용자 줄입니다. 여섯 번째 달에 5명을 늘리면 그 5명분은 첫 발주와 같은 날에 끝나는 두 번째 발주가 됩니다.

소프트웨어 라이선스 발주서에서 자주 하는 실수

"라이선스 40개"라고만 적고 지정 사용자인지 동시 접속인지 밝히지 않는 것
시작일을 비워 두어 설정이 몇 주 남았는데 기간은 주문일부터 흘러가는 것
자동 갱신의 해지 통지 기한을 놓쳐 두 번째 해 비용을 내는 것
요금제가 받아 주지 않는 모듈을 사고 나서 상위 요금제가 필요하다는 것을 아는 것
초기 설정 일수의 범위를 정하지 않아 고정 가격이 실비 정산으로 바뀌는 것

문서에 들어가야 하는 항목

발주서에 아래 항목이 들어 있으면 거래처 승인과 신고 자료 정리가 쉬워집니다.

발주자인 우리 회사의 상호와 주소
공급자의 상호와 주소
발주 번호와 발주일
품목별 수량, 단가, 금액
납품일, 납품 장소, 배송 방법
결제 조건과 합계 금액(세액은 따로 표시)
발주를 승인한 사람

이 문서에 적용되는 부가가치세 세율은 10%입니다. 공급가액에 적용해 별도 항목으로 표시합니다.

세율 공식 출처: National Tax Service: VAT overview

자주 묻는 질문

이용 기간의 시작일도 주문서에 적어야 하나요?

고정 날짜나 "활성화일"과 종료일을 적으세요. 설정에 3주가 걸리는데 기간이 주문일부터 시작하면 쓰지 못하는 달에도 돈을 냅니다. 전 기간을 쓰도록 활성화일로 정하는 구매자가 많습니다.

기간 중간에 사용자를 늘리려면 어떻게 하나요?

추가 인원분을 두 번째 발주서로 내고 첫 발주 번호를 적으며 종료일을 같게 맞추세요. 남은 기간만큼의 가격을 달라고 공급사에 요청합니다. 모든 사용자의 종료일이 하나면 갱신이 한 번의 결정이 됩니다.

자동 갱신 조건도 주문서에 적나요?

갱신 여부, 해지하려면 미리 알려야 하는 기간, 갱신 가격 상한이 있는지 적으세요. 공급사 약관은 말없이 갱신되는 경우가 많습니다. 주문서에 한 줄이 있으면 해지 기한이 공급사가 아니라 구매자의 달력에 올라갑니다.

키와 관리자 권한은 누구 앞으로 보내나요?

라이선스 키와 관리자 권한, 공급사 공지를 받을 사람이나 역할 계정을 적으세요. 아무도 적지 않으면 활성화 메일이 주문서에 서명한 사람에게 가는데, 그 사람이 먼저 퇴사할 수 있습니다.

이 발주서가 공급사의 라이선스 약관을 대신하나요?

대개 그렇지 않아 소프트웨어를 어떻게 쓸 수 있는지는 여전히 공급사 약관이 정합니다. 비고에 검토한 약관의 버전과 법무팀이 서면으로 합의한 수정 사항을 적으세요. 법률 자문은 아닙니다.

이 템플릿의 세금은 어떻게 계산되나요?

이 문서에 적용되는 부가가치세 세율은 10%입니다. 공급가액에 적용해 별도 항목으로 표시합니다. 편집기가 공급가액과 세액, 합계를 나누어 관리하며, 수량이나 단가, 국가 설정을 바꾸면 세 값을 다시 계산합니다.

발주서와 청구서는 같은 문서인가요?

아닙니다. 발주서는 구매자가 합의한 가격으로 물품이나 서비스를 요청할 때 보내고, 청구서는 공급자가 대금을 요청할 때 보냅니다. 청구서에 발주 번호를 적으면 두 문서를 맞춰 볼 수 있습니다.

함께 읽을 글

소프트웨어 라이선스 발주서 양식 작성 전에 읽어 볼 글은 청구서 종류와 쓰임: 견적서·프로포마·영수증·크레딧 노트, 청구서 번호 매기는 법: 연도·일련번호 예시와 정정 기록입니다. 물품이 도착하면 이 문서로 주문과 대조하세요: 납품서 양식.