Preventivo per organizzazione di eventi

Guida alla compilazione

Parti dal programma dell’evento e dal numero di partecipanti per distinguere preparazione, gestione in loco e smontaggio.

Prestazioni e voci di lavoro

Progettazione dell'evento, Coordinamento dei fornitori, Gestione in loco: indica la quantità prevista e l’ambito di consegna di ogni voce.

Dati dell’evento e orari

Registra data, sede, numero di partecipanti e gli orari di allestimento, prova, svolgimento e smontaggio.

Personale e forniture

Indica il numero di addetti e le loro ore, il materiale fornito e le responsabilità dei fornitori esterni.

Ambito da concordare nel dettaglio

Stabilisci la data e il numero di partecipanti previsto, chi firma i contratti con i fornitori e la soluzione alternativa in caso di maltempo.

• Concorda entro quando si fissano numero di partecipanti e programma e come si addebitano le variazioni successive.
• Verifica se prolungamento orario, trasporto, allestimento e smontaggio sono compresi.
• Verifica il termine di validità del preventivo, il modo in cui il cliente lo approva e le condizioni di pagamento per stato di avanzamento.

1. Conferma di ambito e quantità

   Esempio: parti da «Progettazione dell'evento», verifica la quantità necessaria e il materiale fornito dal cliente, poi concorda i criteri di completamento di ogni voce.

2. Verifica e approvazione del preventivo

   Concorda con il cliente le modalità di collaudo di «Gestione in loco», le quantità di tutte le voci, le esclusioni e la validità del preventivo, e conserva la versione approvata.

3. Consegna e preparazione della fattura

   Conferma con il referente in loco le ore effettive e le quantità fornite e annota le aggiunte autorizzate. Completata la fase concordata, prepara la fattura con le quantità effettive e le varianti approvate.