Tapahtumatuotannon tarjouspohja

Täyttöohje

Käytä tapahtuman aikataulua ja osallistujamäärää perustana, kun erottelet valmistelun, paikan päällä tehtävän työn ja purkamisen.

Toimitukset ja työrivit

Lavan rakennus, Äänentoiston ajo, Tapahtumavalaistus: merkitse kunkin rivin suunniteltu määrä ja toimituksen laajuus.

Tapahtuman tiedot ja ajat

Kirjaa päivä, paikka, osallistujamäärä sekä rakentamisen, harjoitusten, toteutuksen ja purun ajat.

Henkilöstö ja toimitettavat tarvikkeet

Määritä henkilöiden määrä ja työtunnit, toimitettavat tarvikkeet ja ulkopuolisten toimittajien vastuut.

Sovittava laajuus

Määritä lavan koko, ääni- ja valolaitteiden määrä, käyttöhenkilöstö sekä harjoitusten ja purun ajat.

• Sopikaa, milloin osallistujamäärä ja aikataulu lyödään lukkoon ja miten myöhemmät muutokset veloitetaan.
• Tarkista, sisältyvätkö ylityöt, kuljetus, rakentaminen ja purkaminen hintaan.
• Tarkista tarjouksen voimassaoloaika, asiakkaan hyväksymistapa ja vaiheittaiset maksuehdot.

1. Varmista laajuus ja määrät

   Esimerkki: aloita rivistä ”Lavan rakennus”, varmista tarvittava määrä ja asiakkaan toimittama aineisto ja sovi kunkin rivin valmistumisen kriteerit.

2. Tarjouksen läpikäynti ja hyväksyntä

   Sovi asiakkaan kanssa rivin ”Tapahtumavalaistus” vastaanottotapa sekä kaikkien rivien määrät, rajaukset ja tarjouksen voimassaolo, ja säilytä hyväksytty versio.

3. Toimitus ja laskutuksen valmistelu

   Vahvista toteutuneet työtunnit ja toimitetut määrät tapahtuman yhteyshenkilön kanssa ja kirjaa hyväksytyt lisäykset. Kun sovittu vaihe on valmis, laadi lasku todellisten määrien ja hyväksyttyjen muutosten perusteella.