Mẫu giấy báo nợ

Hướng dẫn lập chứng từ

Ghi rõ số lượng và tiêu chí hoàn thành của từng hạng mục để khách hàng đối chiếu được phạm vi công việc với căn cứ thanh toán.

Sản phẩm giao và hạng mục công việc

Số lượng xuất hóa đơn thiếu trên INV-2041, Chênh lệch giá trên INV-2041, Khoản phí bị sót trên INV-2041: ghi số lượng đã thực sự cung cấp và thời gian thực hiện.

Số lượng và đơn vị tính tiền

Dùng đúng đơn vị đã thỏa thuận (giờ, cái hoặc trọn gói) và ghi cả số lượng lẫn đơn giá.

Thông tin tham chiếu và thời gian

Ghi số đơn đặt hàng, thời gian thực hiện và ngày bàn giao để phân biệt với các công việc khác của cùng khách hàng.

Phạm vi cần thống nhất cụ thể

Nêu lý do thu thêm tiền và ghi số hóa đơn gốc trên từng dòng, đồng thời kiểm tra số tiền không trùng với phần đã xuất hóa đơn.

• Tách công việc phát sinh khỏi phạm vi ban đầu và kiểm tra hồ sơ phê duyệt của phần phát sinh.
• Phân biệt chi phí đã bao gồm trong giá và chi phí tính riêng, đồng thời đối chiếu với chứng từ.
• Đối chiếu khối lượng đã hoàn thành với đơn đặt hàng hoặc hồ sơ phê duyệt, rồi xác nhận hạn thanh toán và số tiền đã nhận.

1. Xác nhận phạm vi và số lượng

   Ví dụ: đối chiếu hồ sơ phê duyệt và nhật ký công việc của "Số lượng xuất hóa đơn thiếu trên INV-2041" để chốt số lượng đưa vào hóa đơn lần này.

2. Ghi nhận bàn giao và nghiệm thu

   Kiểm tra mức độ hoàn thành của từng hạng mục, kể cả "Khoản phí bị sót trên INV-2041". Đối chiếu biên bản bàn giao với số lượng đã được duyệt và ghi tên người nghiệm thu.

3. Gửi bảng kê thanh toán

   Gửi cho khách hàng số tiền phải trả cuối cùng, thông tin tham chiếu bàn giao và hạn thanh toán, rồi khi nhận tiền thì đối chiếu theo số hóa đơn tương ứng.